Realizacja projektów – najczęściej zadawane pytania


Czym jest numer rejestracyjny projektu?

Numer rejestracyjny projektu ułatwia identyfikację danego projektu wskazując w kolejności: rok, w którym zakończył się nabór wniosków, numer edycji konkursowej, typ konkursu, panel, w którym wniosek został złożony oraz liczbę porządkową, pod jaką został zarejestrowany wniosek.

Przykładowy numer rejestracyjny: 2015/25/B/ST7/00001

  • 2015 – rok złożenia wniosku
  • 25 – numer edycji konkursowej
  • B – typ konkursu
  • ST7 – panel, w którym wniosek został złożony
  • 00001 – liczba porządkowa, pod jaką został zarejestrowany wniosek
Typ konkursuSymbol konkursu
OPUSB
PRELUDIUMN
SONATINAC
SONATAD
SONATA BISE
MAESTROA
HARMONIAM
ETIUDAT
UWERTURAU
FUGAS
POLONEZP
SYMFONIAW
BEETHOVENG
DAINAL
UNISONO (Międzynarodowe konkursy współpracy wielostronnej)Z
MINIATURAX

Edycje konkursów NCN

Stypendia naukowe NCN

Poniższe pytania stanowią uzupełnienie stanowiska NCN w sprawie stypendiów naukowych opublikowanego na stronie NCN.

Stanowisko to zostało zaktualizowane.

Pytania ogólne

  1. Jakie zasady obowiązują w zakresie przyznawania stypendiów naukowych NCN w poszczególnych typach konkursów?

    Regulamin przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w projektach badawczych oraz regulamin przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w ramach stypendiów doktorskich ETIUDA finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki (zwany dalej: Regulaminem przyznawania stypendiów I).

    Obowiązuje dla stypendiów naukowych finansowanych ze środków NCN przyznanych w projektach badawczych zakwalifikowanych do finansowania od 10 do 23 edycji konkursowej, to jest w konkursach ogłoszonych w okresie od 14 czerwca 2013 r. do 15 września 2016 r. czyli w konkursach: OPUS 6-12, SONATA 6-8, SONATA BIS 3-6, MAESTRO 5-8, HARMONIA 5-6, SYMFONIA 2-4, BEETHOVEN 2.

    Regulamin przyznawania stypendiów naukowych w projektach badawczych finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki (zwany dalej: Regulaminem przyznawania stypendiów II).

    Obowiązuje dla stypendiów naukowych finansowanych ze środków NCN przyznanych w projektach badawczych zakwalifikowanych do finansowania od 24 edycji konkursowej i późniejszych, to jest konkursów ogłoszonych od 15 grudnia 2016 r. czyli od konkursów: OPUS 13, SONATA 13, SONATA BIS 7, MAESTRO 9.

  2. Czy kierownik projektu może przyznać niezaplanowane we wniosku stypendium naukowe?

    Nie. Przyznanie stypendium naukowego jest możliwe tylko w sytuacji, gdy zostało ono zaplanowane we wniosku o finansowanie projektu badawczego.

  3. Projekt został zakwalifikowany do finansowania. Kiedy kierownik projektu może ogłosić konkurs na stypendium naukowe NCN?

    Konkurs na stypendia naukowe NCN ogłasza kierownik projektu nie wcześniej niż po otrzymaniu informacji o przyznaniu przez NCN finansowania projektu badawczego (po opublikowaniu list rankingowych na stronie internetowej Centrum). Należy mieć na uwadze, że wszelkie koszty związane z realizacją projektu (w tym koszty rekrutacji) są kwalifikowalne od momentu uprawomocnienia się decyzji Dyrektora Centrum o przyznaniu środków finansowych.

  4. W jaki sposób przyznaje się stypendium naukowe NCN?

    Stypendium może zostać przyznane wyłącznie w drodze otwartego konkursu, zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I lub Regulaminem przyznawania stypendiów II.

  5. Gdzie powinno zostać opublikowane ogłoszenie o konkursie na stypendium naukowe NCN?

    Informację o ogłoszeniu konkursu na stypendium naukowe NCN umieszcza się na stronie internetowej NCN oraz na stronie internetowej podmiotu, któremu przyznano środki na realizację projektu lub tego z partnerów podmiotu złożonego, który zaplanował stypendium naukowe we wniosku. Ogłoszenie może być również umieszczone w innych mediach, które gwarantują rozpowszechnienie informacji o konkursie.

  6. Czy w trakcie realizacji projektu można zmienić budżet środków zaplanowanych we wniosku na stypendia naukowe?

    Nie, od czasu opublikowania stanowiska Narodowego Centrum Nauki w sprawie stypendiów naukowych wypłacanych w projektach badawczych finansowanych przez NCN oraz zgodnie z zapisami późniejszych umów budżet na stypendia naukowe nie może być zwiększony ani zmniejszony. Wszelkie opisane poniżej zmiany muszą odbywać się w ramach środków zaplanowanych na ten cel. Środki finansowe zaplanowane, a niewykorzystane na stypendia naukowe podlegają zwrotowi na rachunek Centrum.

  7. Czy osoba otrzymująca stypendium naukowe NCN może jednocześnie pobierać stypendium finansowane z innych źródeł?

    Tak. Regulamin przyznawania stypendiów I oraz Regulamin przyznawania stypendiów II nie przewidują ograniczeń w zakresie równoczesnego pobierania stypendium naukowego NCN oraz stypendium finansowanego z innych źródeł. Należy jednak sprawdzić, czy z innych regulacji nie wynikają w tym zakresie dodatkowe ograniczenia.

  8. Czy jedna osoba może pobierać więcej niż jedno stypendium naukowe NCN?

    Tak, stypendia naukowe NCN można pobierać w ramach kilku projektów badawczych finansowanych ze środków NCN, przy założeniu, że łączna kwota pobieranych stypendiów naukowych nie przekracza 3000 zł miesięcznie (zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I) lub 4500 zł miesięcznie (zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów II).

    Przykład 1: Stypendia naukowe NCN zostały przyznane tej samej osobie w konkursie OPUS 9 i OPUS 10. Wysokość pobieranych stypendiów nie może przekroczyć kwoty 3000 zł miesięcznie.

    Przykład 2: Stypendia naukowe NCN zostały przyznane tej samej osobie w konkursie OPUS 9, OPUS 10 i OPUS 13. Wysokość pobieranych stypendiów łącznie nie może przekroczyć kwoty 4500 zł miesięcznie, przy czym łączna wysokość stypendiów przyznanych w ramach konkursów OPUS 9 i OPUS 10 nie może przekroczyć kwoty 3000 zł miesięcznie.

    Przykład 3: Stypendia naukowe NCN zostały przyznane tej samej osobie w konkursie OPUS 10 i OPUS 13. Wysokość pobieranych stypendiów łącznie nie może przekroczyć kwoty 4500 zł miesięcznie, przy czym w OPUS 10 wysokość stypendium nie może przekroczyć kwoty 3000 zł miesięcznie.

    Przykład 4: Stypendia naukowe NCN zostały przyznane tej samej osobie w konkursie OPUS 13 i OPUS 14 Wysokość pobieranych stypendiów nie może przekroczyć kwoty 4500 zł miesięcznie.

  9. Czy laureat konkursu ETIUDA może jednocześnie pobierać inne stypendium naukowe NCN?

    Tak, laureat konkursu ETIUDA może pobierać inne stypendium naukowe NCN. Do maksymalnej wysokości stypendium wskazanej w stosownym regulaminie przyznawania stypendiów naukowych NCN nie wlicza się stypendium doktorskiego otrzymanego w konkursie ETIUDA.

  10. Czy można przedłużyć okres obowiązywania umowy stypendialnej?

    Tak, należy jednak sprawdzić, czy z innych regulacji (powszechnie obowiązujących przepisów prawa, wewnętrznych regulacji obowiązujących w podmiocie realizującym projekt itp.) nie wynikają w tym zakresie dodatkowe ograniczenia. Umowa stypendialna może zostać przedłużona pod warunkiem dysponowania przez podmiot środkami na wypłatę stypendiów naukowych NCN, bez stosowania przesunięć z innych pozycji kosztorysu.

    Przykład: Planowany okres realizacji projektu badawczego wynosi 36 miesięcy. Zaplanowano stypendium na 36 miesięcy, jednak wypłatę stypendium rozpoczęto od 7 miesiąca realizacji projektu podpisując umowę stypendialną do końca trwania projektu czyli na 30 miesięcy. Projekt został przedłużony o 6 miesięcy. W takim przypadku można również przedłużyć umowę stypendialną o 6 miesięcy (pod warunkiem dostępności środków przeznaczonych na wypłatę stypendiów oraz z zastrzeżeniem zapisów stosownego regulaminu przyznawania stypendiów naukowych NCN). Stypendium naukowe NCN nie może zostać przyznane na okres dłuższy niż 60 miesięcy.

  11. Czy po zakończeniu pobierania stypendium naukowego NCN, a przed końcem terminu realizacji projektu, wyjazdy naukowe stypendysty mogą być nadal finansowane z projektu?

    Tak, wyjazdy naukowe stypendysty mające ścisły związek z realizacją projektu lub upowszechnianiem uzyskanych podczas realizacji projektu wyników badań mogą zostać pokryte ze środków projektu.

Stypendia naukowe przyznawane zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I

  1. Czy można nadal wypłacać stypendium NCN, jeżeli stypendysta w chwili rozpoczęcia realizacji zadań w projekcie był uczestnikiem studiów doktoranckich, ale w najbliższym czasie straci ten status (np. ze względu na obronę pracy doktorskiej)?

    Tak. W przypadku stypendiów naukowych NCN przyznanych zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I stypendium naukowe może być przyznane osobie, która w chwili rozpoczęcia realizacji zadań w projekcie spełnia którekolwiek z poniższych kryteriów:

    • jest studentem studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych II stopnia,
    • jest studentem co najmniej 4 roku studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych jednolitych studiów magisterskich,
    • jest doktorantem.

    W tym wypadku stypendysta będzie mógł nadal pobierać stypendium naukowe do końca podpisanej umowy o stypendium.

    UWAGA: w konkursach SONATA BIS 5-6, MAESTRO 5-8 oraz SYMFONIA 2-4 należy zwrócić uwagę na dodatkowe warunki konkursowe dotyczące konieczności zaangażowania doktoranta/doktorantów w realizację zadań w projekcie.

  2. Czy w konkursie na stypendium naukowe NCN może wziąć udział osoba, która już zakończyła studia doktoranckie, ale dopiero po ich ukończeniu otworzyła przewód doktorski?

    Nie. Osoba ta nie spełnia kryteriów wskazanych w Regulaminie przyznawania stypendiów I.

  3. W projekcie zaplanowano jedno stypendium naukowe NCN. Czy można wypłacić je dwóm osobom?

    W ramach jednego zaplanowanego we wniosku stypendium naukowego można przyznać środki finansowe więcej niż jednej osobie, o ile okres zaangażowania tych osób nie będzie się pokrywał czasowo i każda z nich zostanie wyłoniona w trybie konkursowym zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I. W realizację zadań badawczych w projekcie nie może być jednocześnie zaangażowana większa liczba stypendystów, niż liczba stypendiów naukowych zaplanowanych we wniosku.

    Przykład: We wniosku zaplanowano jedno stypendium naukowe na okres 33 miesięcy. Stypendium może zostać przyznanie jednej osobie na okres 12 miesięcy i drugiej osobie na okres 21 miesięcy pod warunkiem, że osoby te będą pobierały stypendium jedna po drugiej. Przypominamy, że zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I minimalny okres pobierania stypendium wynosi 6 miesięcy.

  4. Czy jest możliwe łączenie stypendiów naukowych NCN? We wniosku zaplanowane zostały cztery stypendia naukowe. Czy kierownik projektu może zatrudnić dwóch stypendystów, łącząc przewidziane stypendia?

    Tak, łączenie w jedno kilku stypendiów naukowych zaplanowanych we wniosku jest możliwe pod warunkiem, że połączone stypendium naukowe będzie przyznane zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I tj. m.in. będzie przyznane w ramach otwartego konkursu oraz będzie spełniać zastrzeżone regulaminowo warunki czasowe (minimalnie 6 miesięcy, maksymalnie 60 miesięcy) i kwotowe (minimalnie 500 zł, maksymalnie 3000 zł miesięcznie).

    UWAGA: w konkursach SONATA BIS 5-6, MAESTRO 5-8 oraz SYMFONIA 2-4 należy zwrócić uwagę na dodatkowe warunki konkursowe dotyczące konieczności zaangażowania doktoranta/doktorantów w realizację zadań w projekcie.

  5. W projekcie badawczym zaplanowano więcej niż jedno stypendium naukowe NCN. Czy w trakcie wypłaty stypendium można zwiększyć jego wysokość przesuwając niewykorzystane środki zaplanowane we wniosku na stypendia NCN?

    Tak. Środki przeznaczone na realizację jednego stypendium naukowego mogą zostać przesunięte na drugie stypendium w trakcie trwania projektu.

  6. Przykład: We wniosku zaplanowano dwa stypendia naukowe w wysokości 2000 zł miesięcznie na 36 miesięcy każde. Stypendia zostały przyznane w drodze otwartego konkursu. Po 6 miesiącach jeden ze stypendystów zrezygnował z pobierania stypendium (lub drugie stypendium nie zostało przyznane). Wolne środki zaplanowane na stypendia naukowe mogą zostać przesunięte na drugiego stypendystę z uwzględnieniem maksymalnej kwoty 3000 zł miesięcznie określonej w Regulaminie przyznawania stypendiów I. Niewykorzystane środki zaplanowane na stypendia nie mogą być wykorzystane na inny cel i podlegają zwrotowi na rachunek Centrum.

  7. Stypendysta będzie realizować zadania badawcze w projekcie przez pewien okres, następnie wyjeżdża na staż naukowy. Kierownik po jego powrocie planuje ponowne zaangażowanie danej osoby na stanowisku stypendysty. Czy w takim przypadku należy ponownie ogłosić konkurs czy też możliwe jest zawarcie jednej umowy?

    Dla każdego stypendysty wyłonionego w wyniku konkursu powinna być zawarta jedna umowa stypendialna wskazująca cały okres realizacji zadań badawczych w projekcie/wypłaty stypendium zgodnie z warunkami wskazanymi w ogłoszeniu o konkursie. Umowa może zawierać różne okresy wypłaty stypendium naukowego.

    Przykład: Stypendysta będzie realizował pierwsze i ostatnie zadanie w projekcie badawczym. Zatem umowa może określać wypłatę stypendium w okresie od 1 stycznia do 1 lipca 2018 r. oraz od 1 stycznia do 1 lipca 2019 r. Minimalny limit czasowy zatrudnienia (6 miesięcy) jest liczony łącznie.

  8. Czy ta sama osoba może pobierać jednocześnie stypendium naukowe NCN i wynagrodzenie na podstawie umowy cywilno-prawnej wypłacane ze środków NCN?

    W przypadku stypendium naukowego NCN przyznanego w projektach badawczych finansowanych w ramach edycji konkursowych 10-16 (w konkursach ogłoszonych od 14 czerwca 2013 r. do 15 grudnia 2014 r. możliwe jest jednoczesne pobieranie stypendium naukowego w jednym projekcie i wynagrodzenia wypłacanego na podstawie umowy cywilno-prawnej z innego/innych projektów.

    W przypadku stypendium naukowego przyznanego w projektach badawczych finansowanych w ramach edycji konkursowej 17 i późniejszych (w konkursach ogłoszonych od 16 marca 2015 r.), w okresie pobierania stypendium naukowego NCN nie można jednocześnie pobierać wynagrodzenia w żadnej formie finansowanego ze środków NCN, a zawarcie przez jedną osobę różnych umów (stypendialna, cywilno-prawna, o pracę) jest dopuszczalne pod warunkiem, że okres pobierania stypendium lub wynagrodzenia w ramach tych umów nie będzie się pokrywał.

  9. Osoba pobierająca stypendium naukowe NCN została kierownikiem w konkursie PRELUDIUM, w którym zaplanowała dla siebie wynagrodzenie. Czy po zakończeniu pobierania stypendium będzie mogła wypłacić wynagrodzenie ze środków projektu PRELUDIUM?

    W edycjach konkursowych 10-16 (w konkursach ogłoszonych od 14 czerwca 2013 r. do 15 grudnia 2014 r.) możliwe jest jednoczesne pobieranie stypendium naukowego i wypłata wynagrodzenia w konkursie PRELUDIUM.

    Od 17 edycji konkursowej (w konkursach ogłoszonych od 16 marca 2015 r.) wypłata wynagrodzenia przewidzianego w konkursie PRELUDIUM będzie możliwa dopiero po rozwiązaniu/zakończeniu umowy stypendialnej.

  10. Czy w przypadku rezygnacji stypendysty można przyznać stypendium naukowe NCN kolejnej osobie? Jeśli tak to w jaki sposób?

    Tak, w przypadku rezygnacji stypendysty kolejne stypendium naukowe NCN może zostać przyznane z zachowaniem warunków określonych w Regulaminie przyznawania stypendiów I, w szczególności kierownik projektu powinien ogłosić konkurs na stypendium naukowe, z zachowaniem minimalnego, 6-miesięcznego okresu pobierania stypendium.

Stypendia naukowe przyznawane zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów II

  1. Jeżeli stypendysta w chwili rozpoczęcia realizacji zadań w projekcie był doktorantem studiów doktoranckich, ale w najbliższym czasie straci ten status (np. ze względu na obronę pracy doktorskiej) to czy można mu nadal wypłacać stypendium naukowe NCN?

    Tak, jednak nie dłużej niż przez 6 miesięcy. Jeżeli w okresie realizacji zadań w projekcie stypendysta przestanie spełniać kryterium kwalifikujące do wypłaty stypendium naukowego NCN, na podstawie którego przyznano mu stypendium naukowe i nie spełnia innych kryteriów kwalifikujących, to wówczas może pobierać przyznane stypendium naukowe NCN nie dłużej niż przez 6 miesięcy (liczonych od momentu, w którym dana osoba przestała spełniać kryterium uprawniające do otrzymywania stypendium).

    Stypendium naukowe NCN może być przyznane osobie, która w chwili rozpoczęcia realizacji zadań w projekcie spełnia którekolwiek z poniższych kryteriów:

    UWAGA: w konkursach MAESTRO 9 oraz SONATA BIS 7 należy zwrócić uwagę na dodatkowe warunki konkursowe dotyczące konieczności zaangażowania doktoranta/doktorantów w realizację zadań w projekcie.

    • jest studentem studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych drugiego stopnia, realizowanych w uczelniach na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
    • jest studentem co najmniej czwartego roku studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych jednolitych studiów magisterskich realizowanych w uczelniach na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
    • jest doktorantem, uczestnikiem studiów doktoranckich prowadzonych przez uprawnioną jednostkę organizacyjną uczelni, instytut naukowy Polskiej Akademii Nauk, instytut badawczy lub międzynarodowy instytut naukowy działający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej utworzony na podstawie odrębnych przepisów,
    • jest uczestnikiem seminarium doktorskiego i pracuje nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej.
  2. Czy w konkursie na stypendium naukowe NCN może wziąć udział osoba, która już zakończyła studia doktoranckie, ale dopiero po ich ukończeniu otworzyła przewód doktorski?

    Tak, jeśli kandydat jest uczestnikiem seminarium doktorskiego i pracuje nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej, może wziąć udział w konkursie na stypendium naukowe NCN.

  3. W projekcie zaplanowano jedno stypendium naukowe NCN. Czy można wypłacić je dwóm osobom?

    Tak. Liczba przyznanych stypendiów naukowych NCN zależy od wysokości budżetu stypendiów możliwych do sfinansowania w ramach środków projektu badawczego, który jest ustalany przez Radę dla poszczególnych konkursów.

    Stypendium naukowe może być zaplanowane na okres realizacji zadań w projekcie, nie dłuższy niż 60 miesięcy.

  4. Czy jest możliwe łączenie stypendiów naukowych NCN? We wniosku zaplanowane zostały cztery stypendia naukowe. Czy kierownik projektu może zatrudnić dwóch stypendystów, łącząc przewidziane stypendia?

    Tak, łączenie w jedno kilku stypendiów naukowych zaplanowanych we wniosku jest możliwe pod warunkiem, że połączone stypendium naukowe będzie przyznane w ramach otwartego konkursu, zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów II tj. będzie spełniać zastrzeżone regulaminowo warunki czasowe (maksymalnie 60 miesięcy) oraz kwotowe (minimalnie 1000 zł, maksymalnie 4500 zł miesięcznie).

  5. W projekcie badawczym zaplanowano więcej niż jedno stypendium naukowe NCN. Czy w trakcie wypłaty stypendium można zwiększyć jego wysokość przesuwając niewykorzystane środki zaplanowane we wniosku na stypendia NCN?

    Tak. Środki przeznaczone na realizację jednego stypendium naukowego NCN mogą zostać przesunięte na drugie stypendium naukowe NCN. Wysokość pojedynczego stypendium naukowego nie może przekroczyć 4500 zł miesięcznie.

  6. Stypendysta będzie realizować zadania badawcze w projekcie przez pewien okres, następnie wyjeżdża na staż naukowy. Kierownik po jego powrocie planuje ponownie zaangażować daną osobę na stanowisku stypendysty. Czy w takim przypadku należy ponownie ogłosić konkurs czy też możliwe jest zawarcie jednej umowy?

    Dla każdego stypendysty wyłonionego w wyniku konkursu powinna być zawarta jedna umowa stypendialna wskazująca cały okres realizacji zadań badawczych w projekcie/wypłaty stypendium zgodnie z warunkami wskazanymi w ogłoszeniu o konkursie. Umowa może zawierać różne okresy wypłaty stypendium naukowego.

    Przykład: Stypendysta będzie realizował pierwsze i ostatnie zadanie badawcze w projekcie badawczym. Zatem umowa może określać wypłatę stypendium w okresie od 1 stycznia do 1 lipca 2018 r. oraz od 1 stycznia do 1 lipca 2019 r.

  7. Czy limity miesięcznych budżetów stypendiów naukowych NCN wskazane w dokumencie „Koszty w projektach badawczych finansowanych przez NCN” są obowiązujące na etapie realizacji projektów badawczych?

    Nie, limity te służą do obliczenia maksymalnego budżetu stypendiów w projekcie. Na etapie realizacji projektu badawczego limity te nie są obowiązujące i mogą zostać zmienione.

    Przykład: W konkursie OPUS 13 miesięczny limit budżetu na planowane stypendia naukowe wynosi 9000 zł. Limit ten nie jest obowiązujący na etapie realizacji projektu oraz wypłaty stypendiów naukowych i może zostać zmniejszony lub zwiększony.

    Przykład: We wniosku finansowanym w ramach konkursu OPUS 13 zaplanowano maksymalny budżet na stypendia naukowe 9000 zł miesięcznie na projekt trwający 36 miesięcy. Kierownik dysponuje kwotą 324 000 zł do wykorzystania na stypendia naukowe. Możliwe jest równoczesne finansowanie np. 3 stypendiów naukowych w maksymalnej wysokości 4500 zł miesięcznie z zastrzeżeniem, że stypendia muszą być przyznane zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów II, a budżet zaplanowany na stypendia naukowe nie może zostać przekroczony.

Wynagrodzenia etatowe

  1. Czy można podwyższyć ze środków własnych podmiotu wynagrodzenie etatowe dla kierownika projektu/osoby na stanowisku typu post-doc/osoby na specjalistycznym stanowisku pomocniczym?

    Tak. Wynagrodzenia etatowe mogą być dofinansowane ze środków własnych podmiotu będącego miejscem realizacji projektu finansowanego przez NCN (w tym także z kosztów pośrednich projektów badawczych). Dofinansowania wynagrodzeń nie należy wykazywać w raportach rocznych/końcowym.

  2. Ze względu na zatrudnienie kierownika projektu na krótszy okres niż zaplanowany we wniosku, trudności w zatrudnieniu osoby na stanowisku typu post-doc/osoby lub na specjalistycznym stanowisku pomocniczym wynagrodzenie będzie pobierane krócej niż zaplanowano we wniosku. Czy wynagrodzenie musi zostać proporcjonalnie zmniejszone?

    Tak, z uwzględnieniem przypadków, w których zaplanowane we wniosku wynagrodzenie etatowe jest niższe niż limit tego wynagrodzenia określony w katalogu kosztów kwalifikowalnych w danym konkursie. W takiej sytuacji możliwe jest proporcjonalne zwiększenie wynagrodzenia miesięcznego do określonego limitu. Kwota wypłaconego wynagrodzenia zależy od liczby miesięcy rzeczywistego okresu zatrudnienia. Pozostała kwota podlega zwrotowi na rachunek Centrum.

    Przykład 1: Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 120 tys. zł na 12 miesięcy. Ze względu np. na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 10 miesięcy. Wynagrodzenie, jakie może zostać wypłacone dla tej osoby, to 100 tys. zł (10 tys. zł x 10 = 100 tys. zł). W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie musi ulec proporcjonalnemu zmniejszeniu.

    Przykład 2: Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 100 tys. zł na 12 miesięcy. Ze względu np. na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 10 miesięcy. Wynagrodzenie, jakie może zostać wypłacone dla tej osoby, to 100 tys. zł (10 tys. zł x 10 = 100 tys. zł). W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie nie ulega zmniejszeniu.

    Przykład 3: Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 100 tys. zł na 12 miesięcy. Ze względu na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 8 miesięcy. Wynagrodzenie, jakie może zostać wypłacone dla tej osoby, to 80 tys. zł (10 tys. zł x 8 = 80 tys. zł). W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie musi ulec zmniejszeniu.

    Przykład 4: Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 200 tys. zł na 24 miesiące. Ze względu np. na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 16 miesięcy. Wynagrodzenie zostało zwiększone do 10 tys. zł miesięcznie, więc w chwili ustania stosunku pracy wypłacono ze środków projektu 160 tys. zł. W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie musi ulec zmniejszeniu.

    Dla kierownika projektu oraz osoby zatrudnionej na specjalistycznym stanowisku pomocniczym należy dokonać wyliczenia w analogiczny sposób.

  3. Czy budżet zaplanowany w ramach wynagrodzeń etatowych może zostać zmniejszony lub zwiększony?

    Od 17 do 25 edycji konkursowej (w konkursach ogłoszonych od 16 marca 2015 r. do 15 marca 2017 r.) zwiększenie budżetu wynagrodzeń etatowych jest niedopuszczalne. W tych konkursach możliwe jest przesunięcie środków finansowych z budżetu wynagrodzeń na inne koszty projektu za zgodą kierownika podmiotu wyrażoną w formie pisemnej w wysokości nie większej niż wskazana §3 ust. 1 lit. e umowy.

    Od 26 edycji konkursowej (w konkursach ogłoszonych od 14 czerwca 2017 r.) zmiana budżetu wynagrodzeń etatowych jest niedopuszczalna. Nie jest zatem możliwe zarówno zmniejszenie, jak i zwiększenie środków w tej kategorii budżetu. W obu przypadkach niewykorzystane środki podlegają zwrotowi na rachunek Centrum

    Ważne: W związku z pismem Dyrektora NCN z dnia 6 lutego 2018 r. w projektach badawczych zakwalifikowanych do finansowania począwszy od 17. edycji konkursowej, w których obowiązywały regulacje Rady Narodowego Centrum Nauki w sprawie limitów wysokości środków na zatrudnienie, na stanowiskach typu post-doc i na specjalistycznych stanowiskach pomocniczych możliwa jest zmiana tych limitów z kosztów projektu w zakresie podwyższenia środków na zatrudnienie do kwoty 120 tys. zł rocznie dla osób na stanowiskach typu post-doc zaplanowanych we wniosku oraz podwyższenia środków na zatrudnienie do kwoty 85 tys. zł rocznie dla osób na specjalistycznych stanowiskach pomocniczych zaplanowanych we wniosku.

  4. Czy dla osoby pobierającej wynagrodzenie z budżetu wynagrodzeń etatowych obowiązujący jest limit kwoty na wynagrodzenia przewidziany na rok czy na cały okres realizacji projektu?

    Obowiązujący jest limit przewidziany na cały okres realizacji projektu.

    Przykład: kierownik projektu w konkursie OPUS13 zaplanował dla siebie wynagrodzenie w wysokości 120 tys. zł na rok. Realizowany przez niego projekt trwa 36 miesięcy. Maksymalnym limitem wynagrodzenia będzie dla niego kwota 360 tys. zł (120 tys. zł x 3 lata), przy zatrudnieniu na okres 36 miesięcy. Kwota wypłacana z budżetu wynagrodzeń nie musi być jednakowa w każdym roku realizacji projektu badawczego. Możliwe jest zatem wypłacenie wynagrodzenia np. w wysokości 110 tys. zł, 120 tys. zł i 130 tys. zł w kolejnych latach. Różnice te mogą wynikać np. z obowiązujących w podmiocie przepisów regulujących podwyżki, dodatki stażowe lub wypłatę trzynastej pensji. Wyliczenie wysokości wynagrodzenia należy do podmiotu, w którym realizowany jest projekt badawczy.

  5. Czy osoba pobierająca wynagrodzenie w ramach jednego projektu, ale w różnych okresach, może pobierać wynagrodzenie z budżetu wynagrodzeń etatowych oraz wynagrodzeń dodatkowych?

    Tak, jeśli okresy zatrudnienia nie pokrywają się.

  6. Czy osoba, która w ramach projektu pobiera wynagrodzenie z budżetu wynagrodzeń etatowych może równocześnie pobierać wynagrodzenie na podstawie umowy cywilnoprawnej u jakiegokolwiek pracodawcy?

    Tak, pod warunkiem, że środki nie pochodzą z innego projektu finansowanego ze źródeł NCN.

  7. Czy osoba, która w ramach projektu pobiera wynagrodzenie z budżetu wynagrodzeń etatowych może równocześnie pobierać wynagrodzenie na podstawie innej umowy o pracę u obecnego lub innego pracodawcy?

    Nie, w czasie pobierania tego wynagrodzenia nie może być zatrudniona na podstawie innej umowy o pracę.

Wynagrodzenia etatowe: osoba na stanowisku typu post-doc

  1. Czy na stanowisku typu post-doc należy ogłosić konkurs?

    Tak. Zatrudnienie na stanowisku typu post-doc powinno odbywać się w drodze otwartego konkursu, w którym kierownik projektu przewodniczy komisji rekrutacyjnej. Podmiot, w którym ma zostać zatrudniona osoba na stanowisku typu post-doc, musi zapewnić przeprowadzenie konkursu w oparciu o zasady wskazane w Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich oraz zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i wewnętrznymi regulacjami podmiotu, w którym realizowany jest projekt.

  2. Czy osoba ubiegająca się w konkursie o stanowisko typu post-doc musi posiadać stopień naukowy doktora?

    Nie. Do konkursu może przystąpić osoba, która nie posiada stopnia naukowego doktora, ale w momencie podpisania umowy o pracę będzie spełniać taki warunek.

  3. W Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich znajduje się definicja stanowiska typu post-doc, która określa, że na stanowisku tym może zostać zatrudniona osoba, która uzyskała stopień naukowy doktora nie wcześniej niż 7 lat przed rokiem zatrudnienia w projekcie. Czy warunek ten należy spełniać przez cały okres zatrudnienia w projekcie?

    Nie. Warunek ten należy spełnić na dzień podpisania umowy o pracę na stanowisku typu post-doc.

  4. Konkurs na stanowisko typu post-doc wygrała osoba dotychczas zatrudniona w podmiocie, w którym będzie realizowany projekt badawczy. Czy podmiot musi rozwiązać umowę o pracę, czy też może oddelegować taką osobę do pracy w projekcie?

    Podmiot realizujący projekt może oddelegować pracownika w ramach zawartej już z nim umowy o pracę do realizacji zadań w projekcie na stanowisku typu post-doc. W takim przypadku limit wynagrodzenia wypłacanego ze środków bezpośrednich projektu nie może przekroczyć 360 tys. zł na okres 36 miesięcy.

  5. W projekcie zaplanowano jedno stanowisko typu post-doc. Czy można zatrudnić więcej niż jedną osobę na tym stanowisku?

    Tak, pod warunkiem, że zatrudnienie każdej z osób na tym stanowisku nie będzie krótsze niż sześć miesięcy oraz łączne wynagrodzenie nie przekroczy limitu środków zaplanowanych we wniosku na zatrudnienie tych osób (możliwe jest zarówno zatrudnienie osób jedna po drugiej, jak i jednoczesne zatrudnienie kilku osób).

  6. Czy osoby zatrudnione na stanowisku typu post-doc mogą występować z wnioskiem o finansowanie projektu w konkursach NCN?

    Tak, z zastrzeżeniem, że w okresie pobierania wynagrodzenia etatowego osoba na stanowisku typu post-doc nie będzie pobierać innego wynagrodzenia w żadnej formie w ramach kosztów bezpośrednich pochodzących ze środków NCN. Może natomiast pełnić rolę kierownika projektu lub wykonawcy w innych projektach NCN, nie pobierając w ich ramach wynagrodzenia.

  7. Czy kierownik projektu może przeznaczyć środki finansowe niewykorzystane na wynagrodzenia etatowe na utworzenie dodatkowego/dodatkowych stanowisk typu post-doc?

    Tak. Jeżeli środki zaplanowane we wniosku w obrębie budżetu wynagrodzeń etatowych nie są pobierane przez cały planowany okres lub z innych przyczyn nie są wykorzystane, mogą zostać przeznaczone na wynagrodzenie etatowe w ramach utworzenia dodatkowego/dodatkowych stanowisk typu post-doc z zastrzeżeniem warunków określonych w Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich.

    Przykład 1: W projekcie zaplanowano wynagrodzenie etatowe kierownika oraz jedno stanowisko typu post-doc. Kierownik zatrudnia jedną osobę na stanowisku post-doc oraz rezygnuje ze swojego wynagrodzenia etatowego i przeznacza te środki na utworzenia drugiego stanowiska typu post-doc.

    Przykład 2: W projekcie zaplanowano wynagrodzenie etatowe kierownika, a nie zaplanowano stanowisk typu post-doc. Kierownik rezygnuje ze swojego wynagrodzenia etatowego i przeznacza te środki na utworzenie stanowiska typu post-doc.

  8. Czy można zwiększyć wynagrodzenie dla osoby zatrudnionej na stanowisku typu post-doc do kwoty 120 tys. zł/rok ze środków niewykorzystanych na wynagrodzenia etatowe dla Kierownika projektu lub na wynagrodzenie dla osoby zatrudnionej na specjalistycznym stanowisku pomocniczym?

    Tak. Środki niewykorzystane na wynagrodzenia etatowe dla Kierownika projektu i na wynagrodzenie dla osoby zatrudnionej na specjalistycznym stanowisku pomocniczym mogą zostać wykorzystane na zwiększenie wynagrodzenia dla osoby zatrudnionej na stanowisku typu post-doc.

  9. Czy można zwiększyć wynagrodzenie dla osoby zatrudnionej na stanowisku typu post-doc do 120 tys. zł/rok poprzez skrócenie jej okresu zatrudnienia?

    Tak, z zastrzeżeniem, że sposób wyliczenia wynagrodzenia dla tej osoby będzie zgodny z przykładami podanymi w pkt. 2 w części wynagrodzenia etatowe.

    W sposób analogiczny można przeliczyć wynagrodzenie zaplanowane dla osoby zatrudnionej na specjalistycznym stanowisku pomocniczym.

  10. Czy uzyskanie habilitacji przez osobę na stanowisku typu post-doc stanowi przeszkodę w kontynuowaniu badań w projekcie?

    Nie. Nie ma przeciwskazań, żeby osoba zatrudniona na stanowisku typu post-doc uzyskała w trakcie realizacji projektu stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy.

Wynagrodzenia dodatkowe

  1. Czy wypłata środków zaplanowanych jako „wynagrodzenia dodatkowe” oznacza obowiązek wypłaty tych środków w ramach wynagrodzeń dodatkowych do zawartej już umowy o pracę?

    Określenie „wynagrodzenia dodatkowe” obowiązuje od 17 edycji konkursowej (w konkursach ogłoszonych16 marca 2015 r. i później). W Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich znajdują się szczegółowe wytyczne dotyczące limitów tych wynagrodzeń w poszczególnych konkursach. Ze środków na wynagrodzenie dodatkowe oprócz umów cywilnoprawnych może być finansowane również zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy) oraz oddelegowanie pracownika do wykonywania zadań (czynności) w projekcie.

    Ważne: Od 27 edycji konkursowej (konkursy ogłoszone 15 września 2017 r. i później) członek zespołu naukowego zatrudniony na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt badawczy nie może otrzymywać dodatkowego wynagrodzenia na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wynagrodzenie dla takiej osoby może zostać wypłacone w formie dodatku do umowy o pracę lub w formie okresowego zwiększenia wynagrodzenia zasadniczego, wypłacanego na podstawie aneksu do umowy o pracę ze wskazaniem źródła finansowania. Na podstawie umów cywilnoprawnych można wypłacać wynagrodzenia wykonawcom projektu, którzy nie są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt.

  2. Czy istnieje możliwość zmiany wysokości miesięcznego wynagrodzenia w projektach realizowanych w ramach konkursów ogłoszonych przed 17 edycją konkursową (konkursy ogłoszone przed 16 marca 2015 r.), zachowując całościowy limit wskazany w kosztorysie projektu?

    Tak, zwiększenie miesięcznego limitu wynagrodzenia dla poszczególnych wykonawców realizujących projekt w ramach konkursów ogłoszonych przed 17 edycją konkursową (konkursy ogłoszone przed 16 marca 2015 r.) jest dopuszczalne

  3. Czy kierownik projektu może zwiększyć wysokość swojego wynagrodzenia zaplanowanego w ramach budżetu wynagrodzeń dodatkowych w przypadku rezygnacji wykonawcy z udziału w projekcie?

    Tak, z zastrzeżeniem, że kierownik projektu nie może otrzymać wynagrodzenia wyższego niż określone jest w Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich.

    Przykład: w konkursie OPUS 12 wynagrodzenie dla kierownika projektu, który nie zaplanował dla siebie wynagrodzenia etatowego może wynieść maksymalnie 90 tys. zł na okres 36 miesięcy.

  4. W jakiej formie kierownik projektu powinien uzyskać zgodę kierownika podmiotu na zmiany w wysokości wynagrodzeń wykonawców projektu?

    Każdy dokument określający zakres wykonania pracy, okres jej wykonania oraz kwotę wynagrodzenia podpisany przez kierownika podmiotu lub osobę upoważnioną (np. dziekan, kierownik instytutu, zakładu, projektu itp.) jest dopuszczalny. Dokumentami takimi mogą być np.:

    • Zaakceptowany wniosek o umowę o pracę/dodatku do umowy o pracę
    • Umowa o pracę/aneks do umowy o pracę
    • Zaakceptowany wniosek o umowę cywilnoprawną
    • Umowa cywilnoprawna
    • Inne

    W powyższych przypadkach nie jest wymagana dodatkowa zgoda kierownika podmiotu na dokonanie zmian. Taka zgoda wymagana jest jedynie w przypadku, jeśli kierownik podmiotu lub osoba upoważniona nie podpisuje żadnych wymienionych dokumentów. Centrum nie wymaga przesyłania powyższych zgód pod warunkiem, że dokonane zmiany zostaną opisane i uzasadnione w najbliższym raporcie (rocznym lub końcowym) z wyraźnym wskazaniem, że dokonano ich za zgodą kierownika podmiotu np. w formie: „Za zgodą kierownika podmiotu dokonano następujących zmian: (tu wymienić zmiany)”. Jeśli powyższy warunek nie będzie spełniony odpowiednie zgody należy przesyłać do Centrum.

  5. Czy kierownik projektu może zmniejszyć wysokość swojego wynagrodzenia zaplanowanego w ramach budżetu wynagrodzeń dodatkowych na rzecz zwiększenia wynagrodzeń innych wykonawców projektu?

    Tak. Kierownik projektu dysponuje budżetem wynagrodzeń dodatkowych i za zgodą kierownika podmiotu realizującego projekt może modyfikować wysokość wynagrodzeń członków zespołu projektowego.

  6. Czy w ramach wynagrodzeń dodatkowych możliwe jest wypłacanie kierownikowi projektu/ wykonawcom wynagrodzeń w kwotach innych niż miesięczne limity wynagrodzeń obowiązujące na etapie konstruowania budżetu?

    Tak. Kierownik projektu za zgodą kierownika podmiotu realizującego projekt może dokonać zmiany wysokości wypłacanego wynagrodzenia dla poszczególnych członków zespołu projektowego względem zaplanowanego na etapie sporządzania wniosku o finansowanie projektu pod warunkiem, że nie przekroczy zaplanowanego we wniosku budżetu na wynagrodzenia dodatkowe i limitu wynagrodzeń dodatkowych obowiązujących kierownika projektu.

  7. Czy w przypadku rezygnacji wykonawcy z realizacji zadań w projekcie możliwa jest wypłata zaplanowanego dla niego wynagrodzenia pozostałym członkom zespołu?

    Tak. Kierownik projektu za zgodą kierownika podmiotu realizującego projekt może dokonać zmiany wysokości wypłacanego wynagrodzenia dla poszczególnych członków zespołu projektowego względem zaplanowanego na etapie sporządzania wniosku o finansowanie projektu, nie przekraczając zaplanowanego we wniosku budżetu na wynagrodzenia dodatkowe.

  8. Czy istnieje możliwość wypłaty wynagrodzenia z budżetu wynagrodzeń dodatkowych dla jednego wykonawcy w różnych formach (np. umowa o pracę, umowa cywilno-prawna) w ramach jednego projektu?

    Tak, jest to dopuszczalne, pod warunkiem, że zakres zadań badawczych w tych umowach jest inny lub umowy nie pokrywają się czasowo.

    Ważne: od 27 edycji konkursowej (konkursy ogłoszone 15 września 2017 r. i później) członek zespołu naukowego zatrudniony na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt badawczy nie może otrzymywać dodatkowego wynagrodzenia na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wynagrodzenie może zostać wypłacone w formie dodatku do umowy o pracę.

  9. Czy budżet wynagrodzeń dodatkowych może zostać zwiększony w trakcie realizacji projektu?

    Nie. Zwiększenie budżetu wynagrodzeń dodatkowych jest niedopuszczalne.

Pensum dydaktyczne

  1. W jakich konkursach możliwe jest zaplanowanie środków na obniżenie pensum dydaktycznego?

    Zaplanowanie środków na ten cel możliwe jest w konkursach SONATA i SONATA BIS.

  2. Dla kogo można zaplanować środki na obniżenie pensum dydaktycznego?

    Środki finansowe na obniżenie pensum dydaktycznego można zaplanować wyłącznie dla kierownika projektu (w konkursach SONATA lub SONATA BIS), który jest zatrudniony w podmiocie jako pracownik naukowo-dydaktyczny na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy.

  3. W projekcie SONATA BIS zaplanowano obniżenie pensum dydaktycznego na cały okres realizacji projektu. Czy można nie obniżać pensum dydaktycznego w najbliższym semestrze, a zacząć od następnego?

    Tak, środki finansowe zaplanowane na obniżenie pensum dydaktycznego mogą być wydatkowane w dowolnym okresie trwania projektu, pod warunkiem, że w całym okresie realizacji projektu badawczego obniżenie nie przekroczy 50% całego pensum dydaktycznego kierownika projektu.

  4. Na jakiej zasadzie rozlicza się obniżenie pensum dydaktycznego?

    Zasady, na jakich jest rozliczane pensum dydaktyczne zależą od polityki rachunkowej w podmiocie oraz obowiązujących przepisów prawa.

  5. Czy niewykorzystane przez kierownika projektu środki na obniżenie pensum dydaktycznego mogą zostać przeznaczone na obniżenie pensum dydaktycznego innego wykonawcy w projekcie?

    Nie, środki finansowe na obniżenie pensum dydaktycznego dotyczą jedynie kierownika projektu.

  6. W jaki sposób udokumentować (wykazać) wykorzystanie środków? Czy wystarczająca będzie informacja, że pensum dydaktyczne zostało obniżone?

    W projektach, w których zaplanowane były środki na obniżenie pensum dydaktycznego poniesione koszty wykazać należy w odpowiedniej pozycji w zestawieniu kosztów planowanych i poniesionych raportu rocznego i końcowego.

  7. Czy ze środków projektu można sfinansować obniżenie pensum dydaktycznego jeśli nie było zaplanowane we wniosku?

    Nie, środki finansowe na obniżenie pensum dydaktycznego można wykorzystać jedynie, jeśli ta pozycja była zaplanowana we wniosku.

  8. Czy środki zaoszczędzone w ramach pensum dydaktycznego można przeznaczyć na inny cel?

    Nie, środki finansowe przeznaczone na obniżenie pensum dydaktycznego nie mogą być wykorzystane na inne cele w projekcie.

  9. W jaki sposób jednostka realizująca projekt może wydatkować środki przyznane na obniżenie pensum dydaktycznego?

    Środki zaplanowane w projekcie na obniżenie pensum kierownika projektu, jednostka powinna przeznaczyć na finansowanie zajęć dydaktycznych prowadzonych w zastępstwie za kierownika projektu. Za każdą zaplanowaną godzinę obniżenia pensum dydaktycznego kierownika projektu, jednostka otrzyma środki w wysokości 100 zł/godz., niezależnie od tego jaki jest faktycznie poniesiony koszt zastępstwa.

    W przypadku gdyby powyższe rozwiązanie kolidowało z wewnętrzną polityką kadrowo-płacową jednostki, możliwe jest zmniejszenie kierownikowi projektu etatu o część odpowiadającą obniżonemu pensum, a następnie dopłacenie tej różnicy ze środków projektu przeznaczonych na obniżenie pensum.

Kwalifikacja kosztów w projektach

  1. Dla projektów zakwalifikowanych do finansowania począwszy od 26 edycji konkursowej, tj. konkursów ogłoszonych w dniu 14 czerwca 2017 r. (MAESTRO 9, HARMONIA 9, SONATA BIS 7, SONATA 13) koszt kwalifikowalny to wydatek, który został poniesiony od dnia uprawomocnienia się decyzji dyrektora Centrum o przyznaniu środków finansowych do dnia zakończenia realizacji projektu badawczego. Jak obliczyć termin uprawomocnienia się decyzji?

    Decyzja o przyznaniu środków finansowych podmiotowi staje się prawomocna w momencie upływu terminu na wniesienie odwołania przez stronę, której to prawo przysługuje. Wnioskodawcy przysługuje odwołanie od decyzji dyrektora Centrum do Komisji Odwoławczej Rady Narodowego Centrum Nauki w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji jej adresatowi (wpływu na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) podmiotu, któremu zostały przyznane środki finansowe).

    W przypadku nieodebrania decyzji w terminie 14 dni od jej wpływu na ESP podmiotu, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia ww. okresu.

    Powyższy tryb nie ma zastosowania w przypadku decyzji wydanych przez Komisję Odwoławczą Rady NCN.

    Ważne: w przypadku gdy wnioskodawcą jest osoba fizyczna, koszty mogą zostać uznane za kwalifikowalne w momencie uprawomocnienia się decyzji Dyrektora Centrum o przyznaniu finansowania, nie zaś promesy finansowania projektu badawczego. 

Zmiana okresu realizacji projektu badawczego

  1. Jaki jest maksymalny okres przedłużenia realizacji projektu badawczego?

    Łączny okres przedłużenia realizacji projektu badawczego na mocy aneksu do umowy i za zgodą kierownika podmiotu nie może przekroczyć 24 miesięcy. W przypadku przerw w pracy kierownika projektu związanych z przebywaniem na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim lub urlopie rodzicielskim, udzielanych na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, okres realizacji projektu badawczego może być dodatkowo przedłużony o okres odpowiadający czasowi przebywania na tych urlopach. W wyjątkowych przypadkach sprawy rozpatrywane są indywidualnie.

  2. Czy można przedłużyć projekt za zgodą kierownika podmiotu po wcześniejszym podpisaniu aneksu zmieniającego termin realizacji projektu badawczego?

    Tak, pod warunkiem, że łączny okres przedłużenia realizacji projektu (w drodze aneksu i za zgodą kierownika podmiotu) nie będzie przekraczał 12 miesięcy od pierwotnego terminu jego zakończenia (wyrażone w pełnych miesiącach).

    Przypominamy że przedłużenie okresu realizacji projektu do 12 miesięcy za zgodą kierownika podmiotu jest możliwe zgodnie z pismem dyrektora NCN z dnia 6 lutego 2018 r.

    Przykład 1: Kierownik projektu skorzystał już z przedłużenia realizacji projektu o 7 miesięcy na drodze aneksu. Chce przedłużyć okres realizacji projektu o kolejne 4 miesiące. W takim wypadku przedłużenia można dokonać za zgodą kierownika podmiotu.

    Przykład 2: Kierownik projektu skorzystał już z możliwości przedłużenia realizacji projektu o 7 miesięcy na drodze aneksu. Chce przedłużyć okres realizacji projektu o kolejne 6 miesięcy. W takim wypadku przedłużenia można dokonać wyłącznie w drodze aneksu.

  3. Czy w przypadku przedłużenia okresu realizacji projektu o 12 miesięcy na mocy aneksu nadal można przedłużyć projekt za zgodą kierownika podmiotu?

    Nie, w przypadku gdy okres realizacji projektu został przedłużony o 12 miesięcy na mocy aneksu do umowy, kolejne przedłużenie musi być procedowane w ten sam sposób. Nie ma już możliwości ponownego przedłużenia okresu realizacji projektu za zgodą kierownika podmiotu.

  4. Kierownik projektu planuje przedłużenie realizacji projektu badawczego o 18 miesięcy w odniesieniu do pierwotnego terminu zakończenia. Czy kierownik projektu powinien najpierw uzyskać zgodę kierownika podmiotu na przedłużenie o 12 miesięcy, a następnie przygotować aneks przedłużający realizację projektu o kolejne 6 miesięcy? Czy można przesłać do Centrum aneks uwzględniający cały okres przedłużenia?

    Obydwa rozwiązania są możliwe. Kierownik projektu może przesłać do Centrum aneks do umowy uwzględniający całe przedłużenie realizacji projektu o 18 miesięcy lub najpierw uzyskać zgodę kierownika podmiotu na przedłużenie o 12 miesięcy, a następnie przygotować aneks przedłużający realizację projektu o kolejne 6 miesięcy.

  5. Aneks przedłużający realizację projektu badawczego o 18 miesięcy w odniesieniu do pierwotnego terminu zakończenia nie został zaakceptowany przez Centrum. Czy kierownik podmiotu nadal może wyrazić zgodę na przedłużenie realizacji projektu o 12 miesięcy?

    Tak, kierownik podmiotu nadal może wyrazić zgodę na przedłużenie realizacji projektu o 12 miesięcy.

    Zasadność wprowadzonych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego projektu lub w trakcie ewentualnej kontroli.

  6. Co powinno zawierać pismo dotyczące przedłużenia okresu realizacji projektu badawczego zawierające zgodę kierownika podmiotu?

    Pismo dotyczące przedłużenia okresu realizacji projektu powinno zawierać dane służące do zidentyfikowania projektu (nr rejestracyjny lub tytuł), okres przedłużenia wyrażony w pełnych miesiącach, podpis kierownika podmiotu i kierownika projektu. Każde pismo powinno zawierać wyjaśnienie, którego zasadność będzie podlegała ocenie na etapie rozliczenia projektu.

  7. Do kiedy należy przesłać zgodę kierownika podmiotu na przedłużenie realizacji projektu?

    Zgodę kierownika podmiotu na przedłużenie okresu realizacji projektu (wyrażone w pełnych miesiącach) należy wysłać do Centrum najpóźniej miesiąc przed zakończeniem dotychczasowego okresu jego realizacji.

  8. W jakiej formie należy dostarczyć zgodę kierownika podmiotu na przedłużenie okresu realizacji projektu badawczego dla konkursów, których obsługa administracyjna odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej (od 24 edycji konkursowej)?

    Zgoda powinna być przesłana w formie elektronicznej. Dokument zawierający zgodę musi być podpisany przez kierownika podmiotu i kierownika projektu kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES.

  9. Czy można wstrzymać realizację projektu badawczego/stażu?

    Nie, należy przedłużyć okres realizacji projektu. Jedynie w konkursie FUGA, w wyjątkowych przypadkach, istnieje możliwość wstrzymania realizacji stażu.

  10. Czy można wysłać do NCN propozycję aneksu w wersji elektronicznej?

    Tak, ale wyłącznie w przypadku projektów badawczych zakwalifikowanych do finansowania począwszy od 24 edycji konkursowej. Do NCN należy przesłać propozycję aneksu w wersji elektronicznej podpisanej przez kierownika projektu i kierownika podmiotu, podpisem elektronicznym w standardzie PAdES.

    W projektach realizowanych w ramach wcześniejszych edycji konkursowych dokumentacja powinna być składana w wersji papierowej.

  11. Zgodnie z Regulaminem przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez NCN „Kierownicy projektów, którzy uzyskali finansowanie w konkursie MAESTRO, mogą ubiegać się o finansowanie kolejnego projektu w konkursie MAESTRO nie wcześniej niż 9 miesięcy przed zakończeniem realizacji przyznanego grantu.” Czy kierownik projektu, który kończy projekt MAESTRO 2 i który otrzymał finansowanie projektu MAESTRO 9, może przedłużyć realizację projektu MAESTRO 2?

    Tak. Wspomniany warunek regulaminowy musi być spełniony na dzień zamknięcia naboru wniosków w konkursie MAESTRO 9.

  12. Czy kierownik realizujący projekt w ramach konkursu SONATA może przedłużyć okres realizacji tego projektu, jeśli otrzymał finansowanie również w konkursie SONATA BIS?

    Nie, można jednocześnie pełnić rolę kierownika projektu tylko w jednym projekcie badawczym finansowanym w ramach konkursów SONATINA, SONATA, SONATA BIS. W tym przypadku umowa o realizację projektu finansowanego w ramach konkursu SONATA BIS nie może zostać podpisana, jeśli dana osoba nadal pełni rolę kierownika w projekcie finansowanym w ramach konkursu SONATA. Za kierowanie projektem uznaje się okres od dnia podpisania umowy o realizację i finansowanie projektu ze środków NCN do dnia złożenia raportu końcowego z realizacji tego projektu.

Zmiana w zakresie zakupu zaplanowanej aparatury naukowo-badawczej, urządzeń i oprogramowania

Przypominamy, że zgodnie z pismem Dyrektora Narodowego Centrum Nauki z dnia 6 lutego 2018 r. kierownik projektu, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami jednostki, może dokonać zmian w wykazie zaplanowanej do zakupienia lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej, urządzeń i oprogramowania w ramach kwoty zaplanowanej we wniosku. Zasadność wprowadzonych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego projektu lub w trakcie ewentualnej kontroli.

  1. Czy jest możliwy zakup lub współfinansowanie z kosztów bezpośrednich projektu/ów NCN aparatury, która spełnia definicję dużej infrastruktury badawczej?

    Nie, nie jest możliwy zakup lub współfinansowanie z kosztów projektu/ów NCN aparatury, która spełnia definicję dużej lub strategicznej infrastruktury badawczej.

    Duża infrastruktura badawcza to aparatura naukowo-badawcza w tym infrastruktura informatyczna o wartości przekraczającej: a) 150 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk humanistycznych i społecznych oraz grupie nauk o sztuce i twórczości artystycznej, b) 500 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk ścisłych i inżynierskich oraz grupie nauk o życiu.

    Strategiczna infrastruktura badawcza to duża infrastruktura badawcza oraz infrastruktura budowlana ujęta w wykazie przedsięwzięć w zakresie strategicznej infrastruktury badawczej, która stanowi Polską Mapę Drogową Infrastruktury Badawczej.

  2. Czy w okresie kwalifikowalności kosztów projektu możliwe jest kredytowanie przez podmiot zakupu zaplanowanej w projekcie aparatury, w przypadku gdy sytuacja wymagała jej niezwłocznego zakupienia?

    Tak, jednostka może wyrazić zgodę na kredytowanie zakupu aparatury. Działania takie powinny być zgodne z wewnętrznymi regulacjami podmiotu, w którym realizowany jest projekt.

  3. Czy podmiot, w którym realizowany jest projekt badawczy może dofinansować zakup aparatury ze środków własnych?

    Tak, podmiot, w którym realizowany jest projekt badawczy może dofinansować zakup aparatury ze środków własnych, w tym również z kosztów pośrednich projektu z zastrzeżeniem pkt. 1.W raporcie rocznym nie wykazuje się kwoty dofinansowania.

  4. Zakupiona ze środków projektu badawczego aparatura naukowo-badawcza zaplanowana w sekcji „aparatura naukowo-badawcza, urządzenia i oprogramowanie” została zaksięgowana w podmiocie w kategorii „materiały i drobny sprzęt” (kategoria kosztorysu „Inne koszty bezpośrednie”). Czy taka sytuacja jest rozumiana przez Centrum jako rezygnacja z zakupu aparatury? 

    Tak. Jeśli zaplanowano daną pozycję we wniosku w sekcji „aparatura naukowo-badawcza, urządzenia i oprogramowanie” powinna ona również być sprawozdawana w raportach w części dotyczącej tej sekcji. Jeżeli dana pozycja zostanie zaplanowana we wniosku w sekcji „Aparatura”, a koszty jej zakupu wykazane w kategorii kosztorysu „Inne koszty bezpośrednie”, będzie to traktowane jako rezygnacja z zakupu danej pozycji aparaturowej.

    Zgodnie z pismem dyrektora Narodowego Centrum Nauki z dnia 6 lutego 2018 r. jeśli zakup aparatury z innej kategorii niż pierwotnie zaplanowano we wniosku wiąże się z przesunięciami środków finansowych pomiędzy pozycjami kosztorysu w łącznej wysokości do 15% (ale nie większej niż 100 000 zł) kosztów bezpośrednich z kolumny Razem tabeli kosztorysu, konieczne jest uzyskanie zgody kierownika podmiotu wyrażonej w formie elektronicznej lub pisemnej. Jeśli przesunięcie kosztów przekracza 15% (lub 100 000 zł) kosztów bezpośrednich z kolumny Razem tabeli kosztorysu, zmiana wymaga akceptacji Centrum.

  5. Czy zakup innego modelu tej samej aparatury zaplanowanej we wniosku (np. nowszy model komputera) jest rozumiane przez Centrum jako zmiana aparatury?

    Nie, Centrum dopuszcza taką zmianę w zakresie aparatury naukowo-badawczej, o ile jej funkcjonalność odpowiada tej zaplanowanej we wniosku.

  6. Czy zakup aparatury innej niż zaplanowanej we wniosku, ale pełniącej te same funkcje jest rozumiane przez Centrum jako zmiana?

    Tak. Kierownik może dokonać takiej zmiany zgodnie z zapisami umowy w projektach finansowanych od 26 edycji konkursowej.

    W projektach finansowanych w ramach wcześniejszych edycji konkursowych kierownik może dokonać takiej zmiany na podstawie pisma dyrektora Narodowego Centrum Nauki z dnia 6 lutego 2018 r. Skorzystanie z tego rozwiązania oznacza jednocześnie zgodę jednostki i kierownika projektu  na ocenę przez Narodowe Centrum Nauki zasadności dokonanych zmian na etapie rozliczenia końcowego projektu bądź podczas ewentualnej kontroli. W przypadku braku takiej zgody zmian należy dokonywać w sposób określony w umowach o realizację i finansowanie projektów badawczych, tj. poprzez zawarcie stosownego aneksu.

Zespół projektowy: skład osobowy, formy zatrudnienia, wysokość wynagrodzenia, liczba zatrudnionych

  1. W jakiej formie kierownik projektu powinien uzyskać zgodę kierownika podmiotu na zmianę formy zatrudnienia, składu osobowego lub wysokości wynagrodzeń wykonawców projektu?

    Każdy dokument określający zakres wykonania pracy, okres jej wykonania, nr projektu oraz kwotę wynagrodzenia podpisany przez kierownika podmiotu lub osobę do tego upoważnioną jest dopuszczalny. Dokumentami takimi mogą być np.:

    1. Zaakceptowany wniosek o umowę o pracę/dodatek do umowy o pracę
    2. Umowa o pracę/aneks do umowy o pracę
    3. Zaakceptowany wniosek o umowę cywilnoprawną
    4. Umowa cywilnoprawna
    5. Inne

    W powyższych przypadkach nie jest wymagana dodatkowa zgoda kierownika podmiotu na dokonanie zmian. Taka zgoda wymagana jest jedynie w przypadku, jeśli kierownik podmiotu lub osoba upoważniona nie podpisuje wymienionych dokumentów.

    Centrum nie wymaga przesyłania powyższych zgód pod warunkiem, że dokonane zmiany zostaną opisane i uzasadnione w najbliższym raporcie (rocznym lub końcowym) z wyraźnym wskazaniem, że dokonano ich za zgodą kierownika podmiotu np. w formie: „Za zgodą kierownika podmiotu dokonano następujących zmian: (tu wymienić zmiany)”. Jeśli powyższy warunek nie będzie spełniony odpowiednie zgody należy przesłać do Centrum.

  2. Kierownik projektu planuje zatrudnić do realizacji zadania badawczego dodatkową osobę. Czy wymagane jest uzyskanie zgody kierownika podmiotu na rozszerzenie zespołu badawczego?

    Zmiany w składzie osób pełniących w projekcie rolę wykonawców możliwe są po uzyskaniu zgody kierownika podmiotu (patrz pkt. 1), przy zachowaniu warunków określonych w „Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez NCN”.

  3. Czy w przypadku zmiany formy zatrudnienia członka zespołu projektowego wymagana jest zgoda kierownika podmiotu?

    Dla projektów realizowanych w ramach konkursów ogłoszonych do 15 grudnia 2014 r. tj. do 16 edycji konkursowej w celu zmiany formy zatrudnienia w stosunku do zaplanowanej we wniosku o finansowanie projektu badawczego, należy uzyskać zgodę kierownika podmiotu (patrz pkt. 1).

    Ważne: zmiana formy zatrudnienia polegająca na zmianie umowy zlecenie na umowę o dzieło i odwrotnie nie wymaga dodatkowej zgody kierownika podmiotu.

    Dla projektów realizowanych w ramach konkursów ogłoszonych od 16 marca 2015 r. tj. od 17 edycji konkursowej wypłata wynagrodzenia etatowego na innej podstawie niż planowana we wniosku umowa o pracę jest niedopuszczalne.

    W odniesieniu do osób zatrudnionych w ramach kategorii „wynagrodzenia dodatkowe”, kierownik projektu za zgodą kierownika podmiotu może dokonać zmian w obrębie tej kategorii, jednakże z uwzględnieniem zasad zawartych w dokumencie „Koszty w projektach badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki" w wersji obowiązującej dla danego konkursu.

  4. W ramach danego stanowiska została zatrudniona kolejna osoba (przy rezygnacji poprzedniej). Czy niniejsza zmiana wymaga zgody kierownika podmiotu?

    Nie, zmiana ta nie jest traktowana jako zatrudnienie dodatkowego wykonawcy i nie wymaga zgody kierownika podmiotu. W raportach rocznych/końcowym należy taką sytuację dokładnie opisać wskazując, że nie jest to poszerzenie zespołu.

  5. W jaki sposób należy poinformować Centrum o zmianie danych osobowych kierownika projektu?

    Kierownik projektu informuje Centrum o zmianie swoich danych osobowych poprzez przesłanie podpisanego przez siebie oświadczenia pocztą tradycyjną bądź podpisanie oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłanie go na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej ESP Centrum (/ncn/SkrytkaESP).

Zmiany w kosztorysie

 

  1. Jaką część środków pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu można przenieść za zgodą kierownika podmiotu, a jaką za zgodą Centrum?

    Zgodnie z pismem dyrektora NCN z dnia 6 lutego 2018 r.  za zgodą kierownika podmiotu wyrażoną w formie elektronicznej  lub pisemnej można dokonać przesunięcia środków finansowych pomiędzy zaplanowanymi we wniosku pozycjami kosztorysu w łącznej wysokości do 15% (ale nie większej niż 100 000 zł) „Kosztów bezpośrednich” z kolumny Razem tabeli kosztorysu (w stosunku do pierwotnej kwoty wskazanej w kosztorysie w pozycji „Koszty bezpośrednie (Razem)”).

    W przypadku konsorcjów przesunięcia można dokonać osobno dla każdego z jego członków w odniesieniu do odpowiadających im kosztorysów. W realizowanych projektach zakwalifikowanych do finansowania począwszy od 17 edycji konkursowej, czyli od konkursów ogłoszonych w dniu 16 marca 2015 r., zwiększenie puli wynagrodzeń jest niedopuszczalne z wyłączeniem § 1 pkt. 1a wspomnianego pisma. Planując przesunięcia zawsze należy mieć na względzie ograniczenia związane ze zmianami w wynagrodzeniach.

    Zmiany przekraczające łączną wysokość 15% kosztów bezpośrednich z kolumny „Razem” tabeli kosztorysu lub kwotę 100 000 zł wymagają zgody Centrum.

    Zwracamy uwagę, że pomimo zapisów pisma dyrektora NCN z dnia 6 lutego 2018 r. zmiany mogą być również wprowadzane w oparciu o zapisy umowy.

    Przykład: jak wyliczyć 15% kosztów?

     

     (...)Razem
    Koszty bezpośrednie realizacji projektu, w tym: (...) 500 000
    wynagrodzenia(...)200 000
    koszty aparatury(...)100 000
    inne koszty bezpośrednie(...)200 000
    Koszty pośrednie(...)160 000
    Koszty realizacji projektu ogółem(...)660 000

    W powyższym przypadku należy obliczyć 15% z 500 000 zł. Wynik to 75 000 zł. Taka kwotę kierownik projektu może przesuwać pomiędzy kategoriami kosztorysu za zgodą kierownika podmiotu i zgodnie z regulacjami obowiązującymi w danym konkursie. Należy zwrócić uwagę, na ograniczenia wynikające z zapisów umowy związane z brakiem możliwości zwiększania pewnych pozycji kosztorysu (np. wynagrodzeń, kosztów pośrednich) oraz na konieczność pomniejszenia kosztów pośrednich, jeśli zwiększeniu uległa wysokość środków w pozycji „Aparatura”.

  2. Kierownik projektu zaplanował wyjazd na konferencję w ramach kategorii kosztorysu „Inne koszty bezpośrednie”. W trakcie realizacji projektu kierownik wyjedzie na konferencję inną niż pierwotnie planowana oraz zakupi dodatkowe materiały. Czy Centrum wymaga zgody kierownika podmiotu na zmiany tego rodzaju?

    Nie. Centrum nie wymaga zgody kierownika podmiotu na zmiany dokonywane w ramach kategorii kosztorysu „Inne koszty bezpośrednie”. Kierownik projektu, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami jednostki, może dokonać zmian w obrębie tej kategorii samodzielnie. Zasadność wprowadzonych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego projektu lub w trakcie ewentualnej kontroli.

  3. Czy zmiany w obrębie poszczególnych pozycji w ramach kategorii inne koszty bezpośrednie wymagają zgody Centrum lub kierownika podmiotu?

    Takie zmiany nie wymagają zgody Centrum. Jeśli jest to zgodne z regulacjami obowiązującymi w danym podmiocie nie wymagają one również zgody kierownika podmiotu.

    Zasadność wprowadzonych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego projektu lub w trakcie ewentualnej kontroli.

Zmiany merytoryczne w projektach

  1. Czy kierownik projektu może zmienić zadanie badawcze planowane we wniosku lub dodać dodatkowe?

    Tak. Kierownik może dokonać takiej zmiany zgodnie ze stosownym zapisami umowy w projektach finansowanych od 17 edycji konkursowej.

    W projektach finansowanych w ramach wcześniejszych edycji konkursowych kierownik może dokonać takiej zmiany na podstawie pisma dyrektora Narodowego Centrum Nauki z dnia 6 lutego 2018 r. Skorzystanie z tego rozwiązania oznacza jednocześnie zgodę jednostki i kierownika projektu na ocenę przez Narodowe Centrum Nauki zasadności dokonanych zmian na etapie rozliczenia końcowego projektu bądź podczas ewentualnej kontroli. W przypadku braku takiej zgody, zmian należy dokonywać w sposób określony w umowie o realizację i finansowanie projektu badawczego, tj. poprzez zawarcie stosownego aneksu.