Fundusze EOG i fundusze norweskie – najczęściej zadawane pytanie


KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW

  1. W jednostce obowiązuje regulamin, umożliwiający wypłatę dodatków do wynagrodzenia podstawowego, za pracę świadczoną w ramach realizacji projektów. Czy w takiej sytuacji można zaplanować w budżecie projektu środki na pokrycie takich dodatków?

Wypłata dodatków do wynagrodzenia podstawowego za pracę świadczoną w celu realizacji zadań w projektach w ramach grantów norweskich i EOG jest możliwa, jeżeli regulamin jednostki to przewiduje. Zgodnie z regulacjami w sprawie wdrażania Mechanizmów Finansowych musi być to zgodne zasadami rachunkowości, zwyczajowymi przepisami wewnętrznymi i standardowymi zasadami ustalania wynagrodzeń stąd ostateczne rozstrzygnięcie i decyzja w tej kwestii leży w kompetencji danej jednostki.

Niezbędnym warunkiem jest, aby wypłata dodatków miała miejsce w sposób proporcjonalny do celów, dla jakich nastąpiła i była niezbędna do prawidłowej realizacji projektu. Proszę też pamiętać, że wydatki w projektach muszą być wykorzystane wyłącznie na realizację ich celów i oczekiwanych rezultatów w sposób zgodny z zasadami gospodarności, skuteczności i efektywności.

Osoby pobierające dodatki w projektach muszą prowadzić przez cały okres ich realizacji karty czasu pracy. W ramach projektu można rozliczać wyłącznie koszty wynagrodzeń za rzeczywiście przepracowany czas osób wykonujących pracę w ramach projektu. Czas pracy stanowi całkowitą liczbę godzin, w wyłączeniem urlopów, czasu wolnego, zwolnień chorobowych lub innych świadczeń.

  1. Czy osoby realizujące projekt powinny być zatrudnione na umowę o pracę, czy możliwe jest zastosowanie umów cywilno-prawnych?

Jest możliwe zastosowanie umów cywilno-prawnych, które jednak muszą spełniać warunki opisane na stronie 13 Przewodnika dla wnioskodawców w konkursie GRIEG lub na stronie 15 Przewodnika dla wnioskodawców w konkursie IdeaLab.

W systemie ZSUN/OSF te wynagrodzenia podobnie jak wynagrodzenia pobierane na podstawie umowy o pracę powinny być wykazywane w kategorii „wynagrodzenia etatowe”.

Jeżeli umowy z osobami fizycznymi nie spełniają warunków opisanych w Przewodniku dla wnioskodawców powinny być wykazywane w kosztach wynikających z innych umów zawartych przez beneficjenta w celu wdrożenia projektu lub w kosztach podwykonawstwa w zależności od przedmiotu umowy.

  1. Czy pracownik przebywający na urlopie wychowawczym może być zatrudniony w projekcie na umowę cywilno-prawną?

Na stronie 13 Guide for Applicants dla konkursu GRIEG lub na stronie 15 Przewodnika dla wnioskodawców w konkursie IdeaLab są opisane warunki, które musi spełniać umowa inna niż umowa o pracę, żeby mogła zostać sfinansowana z kosztów wynagrodzeń. Rozstrzygnięcie kwestii, czy jednostka może zatrudnić osobę znajdującą się na urlopie wychowawczym na umowę spełniającą te kryteria leży w kompetencji jednostki.

  1. Czy koszty podróży norweskich naukowców do Polski można przewidzieć w budżecie polskiego lidera projektu?

Koszty podróży naukowców zatrudnionych w jednostce będącej partnerem w projekcie musi pokrywać ta jednostka. Nie może być sytuacji, że koszty podróży członków zespołu badawczego norweskiego partnera projektu pokrywa strona polska. Jeżeli polski lider projektu planuje w budżecie zwrot kosztów podróży niezależnego eksperta z Norwegii, niezatrudnionego w partnerskich jednostkach z Norwegii, właściwą kategorią budżetową do wykazania takiego kosztu jest „Koszty wynikające z innych umów zawartych w celu wdrożenia projektu” zgodnie z Artykułem 8.3.1.f Regulacji w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021.

  1. Czy leasing aparatury naukowo-badawczej jest kosztem kwalifikowalnym?

Zgodnie z Regulacjami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków, bezpośrednie wydatki kwalifikowalne w projekcie to wydatki, które zostały wskazane przez beneficjenta i/lub partnera projektu, zgodnie z ich zasadami rachunkowości oraz zwyczajowymi przepisami wewnętrznymi jako konkretne wydatki bezpośrednio związane z wdrażaniem projektu, które można zatem bezpośrednio zaksięgować dla tego projektu.

Koszty wynajmu lub leasingu są kosztami kwalifikowalnymi w zakresie niezbędnym i przez okres niezbędny do realizacji badań przewidzianych w projekcie.

Maksymalna kwota wydatków kwalifikowanych w przypadku leasingu nie może przekroczyć rynkowej wartości dobra będącego przedmiotem leasingu.

W przypadku leasingu operacyjnego koszt kwalifikowany stanowi kwota przypadająca na część raty leasingowej wystawionej na rzecz beneficjenta związanej ze spłatą kapitału (bez części odsetkowej i innych opłat) przedmiotu umowy leasingu.

Natomiast jeśli chodzi o leasing finansowy, kosztem kwalifikowanym są odpisy amortyzacyjne przypadające na okres realizacji badań zgodnie z harmonogramem projektu.

Zarówno koszt leasingu operacyjnego, jak i finansowego jest wykazywany w kategorii kosztów wynikających z innych umów na podstawie art. 8.3.1 pkt f Regulacji.

  1. Czy koszt wytworzenia aparatury naukowo-badawczej jest kosztem kwalifikowalnym?

Zgodnie z Regulacjami art. 8.2 ust.4, w przypadku zakupu nowego lub używanego sprzętu za wydatki kwalifikowalne można uznać wyłącznie część amortyzacji odpowiadającą czasowi trwania projektu oraz stopniowi faktycznego wykorzystania na potrzeby  projektu.

Zarówno koszty amortyzacji zakupionego jak i wytworzonego sprzętu są bezpośrednimi kwalifikowalnymi wydatkami w projekcie.

Koszty wytworzenia aparatury badawczej powinny być zaksięgowane na kontach beneficjenta i/lub partnerów projektu zgodnie z ich zasadami rachunkowości oraz zwyczajowymi przepisami wewnętrznymi.

Gdy Operator Programu stwierdzi, że sprzęt stanowi integralny i niezbędny element umożliwiający osiągnięcie celów projektu, w drodze wyjątku od reguły zawartej w art. 8.2 ust.4, kwalifikowana może być całkowita cena zakupu bądź wytworzenia sprzętu do limitu 500 000 zł. Operator Programu zapewni, że beneficjent:

  1. będzie pozostawał właścicielem sprzętu przez okres co najmniej pięciu lat po zakończeniu projektu i nadal korzystał z tego sprzętu w celu realizacji ogólnych celów projektu przez ten sam okres;
  2. odpowiednio ubezpieczy sprzęt na wypadek straty, takiej jak pożar, kradzież czy inne wypadki zwykle podlegające ubezpieczeniu, zarówno w czasie realizacji projektu, jak i przez co najmniej pięć lat po jego zakończeniu; oraz
  3. przez co najmniej pięć lat po zakończeniu projektu będzie przeznaczał odpowiednie środki na utrzymanie sprzętu.

W umowie w sprawie projektu należy wskazać konkretne sposoby wywiązania się z tych zobowiązań.

Operator Programu może zwolnić beneficjenta z wywiązywania się z tych zobowiązań w odniesieniu do jakiegokolwiek wyraźnie wskazanego sprzętu w przypadku, gdy Operator Programu – uwzględniając wszystkie istotne okoliczności – uzna, że ciągłe korzystanie z tego sprzętu na potrzeby realizacji celów ogólnych projektu nie miałoby żadnego ekonomicznego uzasadnienia.

GRIEG

  1. Czy składając wniosek w konkursie GRIEG, można złożyć także wniosek w innych konkursach NCN ogłoszonych w tej edycji: MAESTRO 11, SONATA BIS 9, UWERTURA 4?

Złożenie wniosku w konkursie nie zamyka drogi do aplikowania w finansowanie wniosków w ramach pozostałych konkursów NCN ogłoszonych w tej edycji. Można złożyć wniosek zarówno w konkursie GRIEG, jak i MAESTRO 11, SONATA BIS 9, UWERTURA 4.

  1. Czy projekt GRIEG będzie się wliczał do limitu trzech projektów badawczych NCN, którymi może kierować dany naukowiec?

Projekt GRIEG nie wlicza się do limitu 3 projektów badawczych NCN, gdyż jest to konkurs finansowany ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego, a nie z budżetu NCN na projekty badawcze.

  1. Jak należy rozumieć zapis „research  groups  within polar  research  and  social science research are particularly invited to submit proposals to this call”? Czy wnioski składane do konkursu GRIEG z zakresu badań innego niż badania polarne i społeczne nie powinny być składane? Czy mają przez to mniejsze szanse na finansowanie?

Zapis “research  groups  within polar  research  and  social science research are particularly invited to submit proposals to this call” oznacza, że NCN zgodnie z Memorandum of Understanding między Polską a Norwegią, szczególnie zachęca do udziału w konkursie grupy badawcze zajmujące się badaniami polarnymi oraz naukami społecznymi. Niemniej jednak, wnioski, które dotyczą innej tematyki badawczej, czy innych dyscyplin naukowych również mogą być złożone, jeśli spełniają kryterium badań podstawowych. Wnioski mogę być złożone w ramach 25 dyscyplin naukowych, których listę można znaleźć w Przewodniku dla wnioskodawców (Guide for applicants).

Wszystkie wnioski mają takie same szanse na finansowanie i będą oceniane przede wszystkim pod względem jakości merytorycznej proponowanych badań. Kryteria oceny wniosku można znaleźć w Przewodniku dla oceniających (Guide for evaluators).

  1. Czy w konkursie GRIEG kierownik projektu zatrudniony na pełen etat w jednostce może zaplanować dla siebie pokrycie części tego etatu z projektu, planując proporcjonalnie zmniejszoną kwotę wynagrodzenia w stosunku do maksymalnej wartości podanej w ogłoszeniu o konkursie? Czy dotyczy to też osób, które planowane będą w zespole realizującym (z wył. stanowisk stypendialnych i post-doc)?

Stawki wynagrodzeń w konkursie GRIEG mają zapewnić kierownikowi projektu możliwość elastycznego budowania zespołu badawczego. Kierownik może zaplanować dla siebie i wykonawców część etatu według stawek opisanych w Guide for applicants. Studenci i doktoranci, dla których planowane będzie wypłacanie stypendium naukowego oraz nowozatrudnione osoby na stanowisku typu post-doc muszą być zrekrutowani zgodnie z wytycznymi opisanymi w Guide for applicants.

  1. Czy planując zespół wykonawców planuje się stanowiska czy też konkretne osoby? Czy możliwa jest na etapie realizacji projektu zmiana składu wykonawców?

Planując zespół wykonawców planują Państwo stanowiska, a nie konkretne osoby. W trakcie realizacji projektu, jeśli konieczne, będzie możliwość zmiany danego wykonawcy.

Studenci i doktoranci, dla których planowane będzie wypłacanie stypendium naukowego oraz nowozatrudnione osoby na stanowisku typu post-doc muszą być zrekrutowani zgodnie z wytycznymi opisanymi w Guide for applicants.

Zmiana kierownika projektu oraz partnerów (osób kierujących działaniami w projekcie w jednostkach partnerskich) wymaga konsultacji z Narodowym Centrum Nauki.    

  1. Zgodnie z dokumentacją konkursu GRIEG kwalifikowalnymi partnerami projektu mogą być wszelkie podmioty publiczne lub prywatne, organizacje komercyjne lub niekomercyjne, a także organizacje pozarządowe posiadające osobowość prawną na terytorium Polski lub Norwegii. Czy osobą, która kieruje w tym podmiocie realizacją działań w projekcie może być osoba, która nie posiada doświadczenia i dorobku naukowego np. w przypadku organizacji pozarządowej? Jeśli może, jak ma opisać swoje osiągnięcia w systemie ZSUN/OSF

Wszelkie kwalifikowalne podmioty, które są aktywnie zaangażowane i skutecznie przyczyniają się do wdrażania projektu, kwalifikują się na partnera projektu. Osoba, która kieruje w tym podmiocie realizacją projektu może nie posiadać doświadczenia i dorobku naukowego. Jednak, prosimy pamiętać, że Grieg jest konkursem na projekty badawcze i dorobek naukowy zespołu badawczego podlega ocenie przez ekspertów. Sekcja Ankieta dorobku w systemie ZSUN/OSF została zaprojektowana dla naukowców kierujących wdrażaniem projektu w instytucjach partnerskich. Jednak, jeżeli partner nie ma żadnych publikacji, doświadczenia i dorobku naukowego powinien opisać przebieg swojej kariery zawodowej w polu Przebieg kariery naukowej oraz najważniejsze osiągnięcia zawodowe w polu Najważniejsze osiągnięcia naukowe. Prosimy o kliknięcie Dodaj w podsekcji Publikacje naukowe oraz wpisanie lub wybranie Nie lub 0 we wszystkich polach, tak aby podsekcję dało się zapisać. Prosimy o dołączenie pliku Pdf, w którym będzie wyjaśnione, że ze względu na profil podmiotu reprezentowanego przez Państwa nie posiadacie publikacji.

  1. Jestem kierownikiem projektu finansowanego przez NCN, który zakończy się po planowanej dacie podpisywania umów w konkursie GRIEG. Czy mogę złożyć wniosek w roli kierownika projektu w konkursie GRIEG jeżeli pobieram wynagrodzenie pełnoetatowe z trwającego projektu NCN?

W konkursie GRIEG nie ma zasad kwalifikowalności, które wykluczają kierowników projektów NCN realizowanych obecnie na podstawie zatrudnienia pełnoetatowego, ale wnioskodawcy  powinni rozważyć szereg kwestii.

W konkursie GRIEG wydatki poniesione po 30 kwietnia 2024 nie będą kwalifikowalne. Pozostawia to czas na trzyletni projekt rozpoczynający się 1 maja 2020 z maksymalną możliwością przedłużenia do 12 miesięcy. NCN będzie dążył do podpisania wszystkich umów w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania decyzji o finansowaniu przez beneficjentów w celu ograniczenia ryzyka dla programu. Prośby o opóźnienie daty rozpoczęcia projektu będą akceptowane tylko w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach. Konieczność dokończenia realizowanego projektu nie jest przekonującym powodem opóźnienia.

W krajowych konkursach istnieje możliwość wcześniejszego zakończenia projektu jeżeli wszystkie planowane rezultaty zostały osiągnięte. Należy wówczas zwrócić do NCN niewykorzystane wynagrodzenie pełnoetatowe kierownika projektu i inne niewykorzystane koszty.

W uzasadnionych przypadkach NCN może wyrazić zgodę na równoległą realizację biegnącego krajowego projektu i projektu w konkursie GRIEG, jako że konkurs GRIEG jest ogłaszany tylko raz w Polskim Programie Badania Podstawowe w ramach Funduszy norweskich. Każdy przypadek będzie musiał zostać przeanalizowany indywidualnie na etapie podpisywania umowy. Na etapie zawierania umowy kierownik projektu powinien zaproponować jaki procent jego wynagrodzenia będzie pokrywany z budżetu każdego z projektów.

GRIEG info chat 18 września 2019

IdeaLab info chat 13 sierpnia 2019