Koszt kwalifikowalny to koszt, który może zostać objęty finansowaniem ze środków NCN o ile będzie spełniać łącznie następujące warunki:
- jest niezbędny do realizacji projektu,
- jest poniesiony w okresie kwalifikowalności (dla projektów od 1-25 edycji konkursowej - od dnia zawarcia umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego do dnia jego zakończenia; dla projektów od 26 edycji konkursowej - od dnia uprawomocnienia się decyzji Dyrektora NCN o przyznaniu środków finansowych do dnia zakończenia realizacji projektu badawczego),
- jest celowy i oszczędny,
- jest możliwy do zidentyfikowania i zweryfikowania,
- jest zgodny z obowiązującymi przepisami, w tym regulacjami wewnętrznymi podmiotu realizującego oraz regulacjami NCN, w tym zasadami określonymi w niniejszym dokumencie,
- w przypadku podmiotów wnioskujących o udzielenie pomocy publicznej, jest zgodny z kosztami określonymi we właściwym dla danego konkursu rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
Ocena kwalifikowalności kosztów odbywa się na etapie oceny wniosku, raportów oraz kontroli projektu i audytu zewnętrznego.
Dla projektów zakwalifikowanych do finansowania począwszy od 26 edycji konkursowej, tj. konkursów ogłoszonych w dniu 14 czerwca 2017 r. (MAESTRO 9, HARMONIA 9, SONATA BIS 7, SONATA 13) koszt kwalifikowalny to wydatek, który został poniesiony od dnia uprawomocnienia się decyzji Dyrektora Centrum o przyznaniu środków finansowych do dnia zakończenia realizacji projektu badawczego. Jak obliczyć termin uprawomocnienia się decyzji?
Decyzja o przyznaniu środków finansowych podmiotowi staje się prawomocna w momencie upływu terminu na wniesienie odwołania przez stronę, której to prawo przysługuje. Wnioskodawcy przysługuje odwołanie od decyzji Dyrektora Centrum do Komisji Odwoławczej Rady Narodowego Centrum Nauki w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji jej adresatowi (wpływu na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) podmiotu, któremu zostały przyznane środki finansowe).
W przypadku nieodebrania decyzji w terminie 14 dni od jej wpływu na ESP podmiotu, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia ww. okresu.
Powyższy tryb nie ma zastosowania w przypadku decyzji wydanych przez Komisję Odwoławczą Rady NCN.
Ważne: w przypadku gdy wnioskodawcą jest osoba fizyczna, koszty mogą zostać uznane za kwalifikowalne w momencie uprawomocnienia się decyzji Dyrektora Centrum o przyznaniu finansowania.
Czy ze środków projektu można ponieść koszty serwisu, kalibracji i naprawy aparatury naukowo-badawczej?
Tak, możliwe jest pokrycie ze środków projektu (w ramach „Innych kosztów bezpośrednich”) kosztów serwisu, kalibracji bądź naprawy aparatury naukowo-badawczej, o ile aparatura ta jest wykorzystywana w projekcie do realizacji zaplanowanych zadań badawczych.
Czy kierownik projektu lub jeden z członków zespołu projektowego mogą odpłatnie świadczyć usługi w ramach kategorii kosztorysu „inne koszty bezpośrednie”?
Od 1 stycznia 2021 r. kierownik projektu lub członek zespołu projektowego nie mogą odpłatnie świadczyć usług w ramach kategorii kosztorysu „inne koszty bezpośrednie” (usługi zewnętrzne). W przypadku wyczerpania środków zaplanowanych na wynagrodzenie dla kierownika projektu lub jednego z członków zespołu projektowego, Podmiot, w którym realizowany jest projekt, może zatrudnić go ze środków własnych.
Czy jest możliwy zakup lub współfinansowanie z kosztów bezpośrednich projektu/ów NCN aparatury, która spełnia definicję dużej infrastruktury badawczej?
Niemożliwy jest zakup lub współfinansowanie aparatury z kosztów projektu/ów NCN, która spełnia definicję dużej lub strategicznej infrastruktury badawczej.
Duża infrastruktura badawcza to aparatura naukowo-badawcza w tym infrastruktura informatyczna o wartości przekraczającej:
dla projektów do 32 edycji konkursowej
- 150 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk humanistycznych i społecznych oraz grupie nauk o sztuce i twórczości artystycznej,
- 500 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk ścisłych i inżynierskich oraz grupie nauk o życiu.
dla projektów od 33 edycji konkursowej
- 500 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk ścisłych i inżynierskich, nauk o życiu oraz nauk humanistycznych i społecznych oraz grupie nauk o sztuce i twórczości artystycznej.
Strategiczna infrastruktura badawcza to duża infrastruktura badawcza oraz infrastruktura budowlana ujęta w wykazie przedsięwzięć w zakresie strategicznej infrastruktury badawczej, która stanowi Polską Mapę Drogową Infrastruktury Badawczej.
Czy koszt modernizacji i amortyzacji aparatury należy brać pod uwagę przy obliczaniu maksymalnego limitu jej wartości?
Wartość księgowa aparatury wraz z kosztem jej modernizacji i amortyzacji nie może przekroczyć limitów wskazanych w pytaniu nr 4.
W jakim okresie można ponosić wydatki w ramach projektu aby można je było uznać za kwalifikowane?
Za koszty kwalifikowalne w projekcie uznaje się wydatki dotyczące zdarzeń mających miejsce w trakcie trwania projektu (wyjątek stanowią koszty publikacji i konferencji), o ile operacje będące konsekwencją tych zdarzeń (zapłata, udokumentowanie kosztu) będą miały miejsce w okresie trwania projektu lub w okresie raportowania projektu.
Raportowanie projektu – to okres do 60 dni od daty zakończenia projektu lub do dnia złożenia raportu końcowego, jeśli został złożony wcześniej niż 60 dni od daty zakończenia projektu.
Czy można opłacić koszty, związane z wydaniem publikacji po dacie zakończenia projektu?
Za koszty kwalifikowalne uznaje się wydatki dotyczące publikacji, o ile zdarzenie polegające na zawarciu z wydawcą umowy, której przedmiotem jest publikacja, nastąpi w trakcie trwania projektu, jak również będące konsekwencją tej umowy operacje (zapłata zaliczki, zapłata zobowiązania), będą miały miejsce w trakcie trwania projektu lub w okresie raportowania projektu.
O przyjęciu publikacji do druku, jak również o jej opublikowaniu jednostka jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić Centrum. W przypadku nieprzyjęcia publikacji do druku, jak również nieopublikowaniu publikacji, wydatki poniesione na publikacje podlegają zwrotowi na rachunek Centrum.*
* Od 38 edycji koszty publikacji mogą być poniesione z kosztów pośrednich Open Access które mogą być przeznaczone wyłącznie na koszty związane z udostępnieniem publikacji lub danych badawczych w otwartym dostępie, Koszty pośrednie OA związane z udostępnieniem publikacji lub danych badawczych w otwartym dostępie rozliczane są ryczałtem i traktowane są jako poniesione.
Koszty bezpośrednio związane z udostępnieniem publikacji w otwartym dostępie powinny być udokumentowane (do wglądu w podmiocie realizującym projekt)) i wykazane w raporcie rocznym/ końcowym.
Kiedy udział w konferencji i jakie wydatki z tym związane mogą zostać uznane za koszty kwalifikowalne w danym projekcie?
Za koszty kwalifikowalne uznaje się wydatki dotyczące udziału w konferencji: opłaty konferencyjne, koszty przejazdów, noclegi, diety oraz inne wydatki niezbędne do zrealizowania udziału w konferencji, również w przypadku kiedy operacje gospodarcze dotyczące konferencji (zapłata należności, zapłata zaliczki) mają miejsce w okresie trwania projektu lub w okresie raportowania projektu tj. do 60 dni od daty zakończenia projektu, natomiast samo zdarzenie w postaci konferencji ma miejsce w całości lub części w okresie rozliczenia projektu tj. do dnia złożenia raportu końcowego.
Gdyby udział w konferencji nie doszedł do skutku, wówczas wydatki z nim związane podlegają zwrotowi do Centrum.
O tym czy koszty udziału w konferencji mogą zostać pokryte z kosztów bezpośrednich projektu decyduje Kierownik projektu i Podmiot, w którym realizowany jest projekt. (zmiana wprowadzona 28.04.2023)
Czy koszty pracodawcy związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi stanowią koszty kwalifikowalne w projekcie?
Tak, w przypadku gdy osoby zatrudnione do realizacji projektów finansowanych przez Centrum przystąpią do Pracowniczych Planów Kapitałowych, koszty po stronie pracodawcy powinny być ponoszone ze środków, które zostały zaplanowane na wynagrodzenia (brutto brutto) lub z kosztów pośrednich, lub innych kosztów podmiotu, w którym realizowany jest projekt.
Czy możliwe jest pokrycie ze środków projektu kosztów wykonania testów w kierunku COVID-19 lub/oraz kosztów związanych z odbywaniem przymusowej kwarantanny poza miejscem zamieszkania (koszty noclegów oraz dieta wyjazdowa) oraz kosztów ubezpieczenia podróży na konferencję od skutków Covid-19?
Tak, jeśli wyjazd członków zespołu badawczego jest bezpośrednio związany z realizacją projektu, wówczas koszty wykonania testów w kierunku COVID-19, koszty związane z odbywaniem przymusowej kwarantanny oraz koszty ubezpieczenia podróży na konferencję od skutków Covid-19 zostaną uznane jako kwalifikowalne.
Czy koszty obowiązkowych ubezpieczeń związanych z prowadzonymi badaniami w ramach projektów mogą być ponoszone z kosztów bezpośrednich projektu?
Nie, takie koszty mogą być ponoszone wyłącznie z kosztów pośrednich projektów. Ubezpieczenia te są jedną z form ubezpieczeń majątkowych, które nie są kwalifikowalne z kosztów bezpośrednich projektów finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki.
Czy po zakończeniu pobierania wynagrodzenia/stypendium, a przed końcem terminu realizacji projektu, wyjazdy naukowe wykonawcy/stypendysty mogą być nadal finansowane z projektu?
Tak, koszty wyjazdów naukowych, wykonawców i stypendystów (którzy zakończyli pobieranie wynagrodzenia/stypendium w projekcie), mające ścisły związek z realizacją projektu lub upowszechnianiem uzyskanych wyników badań mogą zostać pokryte ze środków projektu.
Czy koszty szkoleń, kursów, studiów podyplomowych są kosztami kwalifikowalnymi tzn. czy mogą być ponoszone z kosztów bezpośrednich?
Tak, koszty szkoleń, kursów, studiów podyplomowych mogą zostać uznane za kwalifikowalne o ile są bezpośrednio związane z realizowanym projektem i niezbędne do jego realizacji przy jednoczesnym spełnieniu pozostałych warunków kwalifikowalności kosztu.
W przypadkach gdy szkolenia, kursy, studia podyplomowe są związane jedynie pośrednio z realizowanym projektem, wydatki te mogą być poniesione z kosztów pośrednich.
Jednocześnie przypominamy, że ocena kwalifikowalności kosztów odbywa się na etapie oceny raportów oraz kontroli projektu i audytu zewnętrznego.
Czy istnieje możliwość pokrycia kosztów przyjazdów i noclegów dla członków zespołu badawczego, zatrudnionych w innym miejscu niż Podmiot realizujący dany projekt lub nieposiadających zatrudnienia?
Tak, możliwe jest pokrycie kosztów przejazdów, noclegów i diet wykonawców zatrudnionych w innym mieście/Podmiocie realizujących zadania badawcze zaplanowane w projekcie.
W przypadku wykonawców zatrudnionych w innym kraju oraz wykonawców, którzy nie posiadają zatrudnienia w jakimkolwiek Podmiocie również możliwe jest pokrycie kosztów przejazdów (w tym również ewentualnych opłat parkingowych), noclegów i diet z pozycji „Inne koszty bezpośrednie”.
Powrót do: realizacja projektów – najczęściej zadawane pytania