Czy kierownik projektu musi być związany z Podmiotem, w którym realizowany jest projekt, umową o pracę lub umową cywilnoprawną przez cały okres realizacji projektu?
W tym obszarze obowiązują różne regulacje w zależności od edycji konkursowej i rodzaju konkursu.
W konkursach do 36 edycji, kierownik projektu nie musi być związany umową o pracę lub umową cywilnoprawną przez cały okres realizacji projektu z Podmiotem, w którym realizowany jest projekt, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami Podmiotu.
Od 37 edycji konkursowej Podmiot, w którym realizowany jest projekt zobowiązany jest do zatrudnienia Kierownika projektu przez cały okres realizacji projektu na podstawie umowy o pracę na co najmniej połowę pełnego wymiaru czasu pracy. Nie dotyczy konkursów PRELUDIUM i PRELUDIUM BIS.
Przebywanie kierownika projektu na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim, tacierzyńskim czy rodzicielskim w trakcie realizacji projektu może zostać uznane za spełnienie powyższego warunku.
Podmiot realizujący projekt jest zobowiązany do zawarcia pisemnej umowy z Kierownikiem projektu na czas pobierania przez niego wynagrodzenia ze środków projektu.
Czy kierownik projektu musi przebywać w Polsce przez cały okres realizacji projektu?
W tym obszarze, w zależności od edycji konkursowej, obowiązują różne brzmienia zapisów, które miały zawsze ten sam cel: wymóg by Kierownik projektu przebywał w Polsce lub polskiej jednostce/podmiocie przez co najmniej 50 % czasu trwania projektu.
Do 20 edycji dokumentacja konkursowa nie reguluje czasu przebywania Kierownika projektu w Polsce.
Od 21 do 31 edycji Kierownik projektu zobowiązany jest prowadzić działalność naukowo-badawczą w miejscu wskazanym jako miejsce realizacji projektu przez co najmniej 50% czasu trwania projektu. Do okresu tego zalicza się niezbędne dla realizacji projektu wyjazdy służbowe, w szczególności związane z badaniami terenowymi, udziałem w konferencjach naukowych czy przeprowadzaniem kwerend.
Od 33 do 34 edycji Kierownik projektu, musi prowadzić działalność naukowo-badawczą w podmiocie realizującym projekt badawczy przez co najmniej 50% czasu jego trwania.
Od 35 do 36 edycji Kierownik projektu musi prowadzić działalność naukowo-badawczą w podmiocie realizującym projekt badawczy przez co najmniej 50% czasu jego trwania, z wyłączeniem konkursu PRELUDIUM BIS.
Od 37 do 40 edycji Kierownik projektu jest zobowiązany przebywać na terenie Polski przez co najmniej 50% czasu trwania projektu. Do okresu tego zalicza się niezbędne dla realizacji projektu wyjazdy służbowe, w szczególności związane z badaniami terenowymi, udziałem w konferencjach naukowych czy przeprowadzaniem kwerend. Nie dotyczy konkursu PRELUDIUM BIS.
Od 41 edycji Kierownik projektu zobowiązany jest do przebywania przez co najmniej 50% czasu trwania projektu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i pozostawania w dyspozycji podmiotu realizującego projekt. Do wymienionego czasu wlicza się udokumentowane delegacjami służbowymi wyjazdy mające bezpośredni związek z realizowanym projektem oraz urlopy regulowane przepisami prawa pracy. Nie dotyczy kierowników projektów w konkursie PRELUDIUM BIS.
Dla wszystkich edycji konkursowych do czasu przebywania Kierownika projektu przez co najmniej 50% czasu trwania projektu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej wlicza się udokumentowane delegacje służbowe wz. wyjazdami mającymi bezpośredni związek z realizowanym projektem (liczony jest zarówno dzień rozpoczęcia jak i zakończenia) oraz urlopy, dni wolne od pracy i inne usprawiedliwione nieobecności w pracy regulowane powszechnie obowiązującymi przepisami.
Przebywanie Kierownika projektu na urlopach związanych z opieką i wychowaniem dzieci udzielanych na zasadach określonych w Kodeksie pracy (urlop macierzyński, ojcowski, tacierzyński lub rodzicielski) w trakcie realizacji projektu również wlicza się do czasu przebywania Kierownika projektu przez co najmniej 50% czasu trwania projektu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Do tego okresu nie wlicza się czasu przebywania Kierownika projektu na urlopie bezpłatnym.
W przypadku realizacji przez Kierownika projektu dwóch projektów i wyjazdu na konferencję zagraniczną w ramach jednego z nich, czas pobytu można zaliczyć do okresu 50% również w drugim projekcie. W przypadku dłuższych wyjazdów, każdy przypadek będzie rozpatrywany indywidualnie.
Okres pandemii tj. 20.03.2020 r. do 15.05.2022 r. nie jest wliczany do czasu trwania projektu w ramach, którego Kierownik projektu powinien spełnić wymóg przybywania w Polsce przez 50% czasu realizacji projektu.
Czy kierownik projektu wnioskujący jako osoba fizyczna jest zobowiązany świadczyć pracę w podmiocie, w którym będzie realizowany projekt, w dniu podpisania umowy o finansowanie i realizację projektu badawczego z Narodowym Centrum Nauki?
Tak, kierownik projektu wnioskujący jako osoba fizyczna jest zobowiązany świadczyć pracę w podmiocie realizującym projekt w dniu podpisania umowy o finansowanie i realizację projektu badawczego z Narodowym Centrum Nauki, o ile w dokumentacji konkursowej został zawarty warunek zatrudnienia kierownika projektu przez cały okres realizacji projektu. Przebywanie Kierownika projektu na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim, tacierzyńskim lub rodzicielskim w dniu podpisania umowy, może zostać uznane jako spełnienie powyższego warunku.
Czy wypłata środków zaplanowanych jako „wynagrodzenia dodatkowe” oznacza obowiązek wypłaty tych środków w ramach wynagrodzeń dodatkowych do zawartej już umowy o pracę?
Określenie „wynagrodzenia dodatkowe” obowiązuje od 17 edycji konkursowej . W Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich znajdują się szczegółowe wytyczne dotyczące limitów tych wynagrodzeń w poszczególnych konkursach. Ze środków na wynagrodzenie dodatkowe oprócz umów cywilnoprawnych może być finansowane również zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy) oraz oddelegowanie pracownika do wykonywania zadań (czynności) w projekcie.
Ważne: Od 27 edycji konkursowej członek zespołu naukowego zatrudniony na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt badawczy nie może otrzymywać dodatkowego wynagrodzenia na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wynagrodzenie dla takiej osoby może zostać wypłacone w formie dodatku do umowy o pracę lub w formie okresowego zwiększenia wynagrodzenia zasadniczego, wypłacanego na podstawie aneksu do umowy o pracę ze wskazaniem źródła finansowania.
Uwaga! Możliwa jest wypłata wynagrodzenia jednocześnie w części w formie dodatku do umowy o pracę i w części w formie okresowego zwiększenia wynagrodzenia zasadniczego, wypłacanego na podstawie aneksu do umowy o pracę ze wskazaniem źródła finansowania, o ile jest to zgodne z regulacjami w podmiocie.
Na podstawie umów cywilnoprawnych można wypłacać wynagrodzenia wykonawcom projektu, którzy nie są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt.
Czy istnieje możliwość zmiany wysokości miesięcznego wynagrodzenia w projektach realizowanych w ramach konkursów ogłoszonych przed 17 edycją konkursową zachowując całościowy limit wskazany w kosztorysie projektu?
Tak, zwiększenie miesięcznego limitu wynagrodzenia dla poszczególnych wykonawców realizujących projekt w ramach konkursów ogłoszonych przed 17 edycją konkursową jest dopuszczalne
Czy kierownik projektu może zwiększyć wysokość swojego wynagrodzenia zaplanowanego w ramach budżetu wynagrodzeń dodatkowych w przypadku rezygnacji wykonawcy z udziału w projekcie?
Tak, z zastrzeżeniem, że kierownik projektu nie może otrzymać wynagrodzenia wyższego niż określone jest w Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich. Zwiększenie wysokości wynagrodzenia Kierownika projektu nie może powodować zwiększenia budżetu wynagrodzeń dodatkowych.
Przykład: w konkursie OPUS 12 wynagrodzenie dla kierownika projektu, który nie zaplanował dla siebie wynagrodzenia etatowego może wynieść maksymalnie 90 tys. zł na okres 36 miesięcy.
W jakiej formie kierownik projektu powinien uzyskać zgodę kierownika podmiotu na zmiany w wysokości wynagrodzeń wykonawców projektu?
Każdy dokument określający zakres wykonania pracy, okres jej wykonania oraz kwotę wynagrodzenia podpisany przez kierownika podmiotu lub osobę upoważnioną (np. dziekan, kierownik instytutu, zakładu, projektu itp.) jest dopuszczalny. Dokumentami takimi mogą być np.:
- Zaakceptowany wniosek o umowę o pracę/dodatku do umowy o pracę
- Umowa o pracę/aneks do umowy o pracę
- Zaakceptowany wniosek o umowę cywilnoprawną
- Umowa cywilnoprawna
- Inne
W powyższych przypadkach nie jest wymagana dodatkowa zgoda kierownika podmiotu na dokonanie zmian. Taka zgoda wymagana jest jedynie w przypadku, jeśli kierownik podmiotu lub osoba upoważniona nie podpisuje żadnych wymienionych dokumentów. Centrum nie wymaga przesyłania powyższych zgód pod warunkiem, że dokonane zmiany zostaną opisane i uzasadnione w najbliższym raporcie (rocznym lub końcowym) z wyraźnym wskazaniem, że dokonano ich za zgodą kierownika podmiotu np. w formie: „Za zgodą kierownika podmiotu dokonano następujących zmian: (tu wymienić zmiany)”. Jeśli powyższy warunek nie będzie spełniony odpowiednie zgody należy przesyłać do Centrum.
Czy kierownik projektu może zmniejszyć wysokość swojego wynagrodzenia zaplanowanego w ramach budżetu wynagrodzeń dodatkowych na rzecz zwiększenia wynagrodzeń innych wykonawców projektu?
Tak. Kierownik projektu dysponuje budżetem wynagrodzeń dodatkowych i za zgodą kierownika podmiotu realizującego projekt może modyfikować wysokość wynagrodzeń członków zespołu projektowego.
Czy w ramach wynagrodzeń dodatkowych możliwe jest wypłacanie kierownikowi projektu/ wykonawcom wynagrodzeń w kwotach innych niż miesięczne limity wynagrodzeń obowiązujące na etapie konstruowania budżetu?
Tak. Kierownik projektu za zgodą kierownika podmiotu realizującego projekt może dokonać zmiany wysokości wypłacanego wynagrodzenia dla poszczególnych członków zespołu projektowego względem zaplanowanego na etapie sporządzania wniosku o finansowanie projektu pod warunkiem, że nie przekroczy zaplanowanego we wniosku budżetu na wynagrodzenia dodatkowe i limitu wynagrodzeń dodatkowych obowiązujących kierownika projektu.
Czy w przypadku rezygnacji wykonawcy z realizacji zadań w projekcie możliwa jest wypłata zaplanowanego dla niego wynagrodzenia pozostałym członkom zespołu?
Tak. Kierownik projektu za zgodą kierownika podmiotu realizującego projekt może dokonać zmiany wysokości wypłacanego wynagrodzenia dla poszczególnych członków zespołu projektowego względem zaplanowanego na etapie sporządzania wniosku o finansowanie projektu, nie przekraczając zaplanowanego we wniosku budżetu na wynagrodzenia dodatkowe.
Czy istnieje możliwość wypłaty wynagrodzenia z budżetu wynagrodzeń dodatkowych dla jednego wykonawcy w różnych formach (np. umowa o pracę, umowa cywilno-prawna) w ramach jednego projektu?
Tak, jest to dopuszczalne, pod warunkiem, że zakres zadań badawczych w tych umowach jest inny lub umowy nie pokrywają się czasowo.
Ważne: od 27 edycji konkursowej członek zespołu naukowego zatrudniony na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt badawczy nie może otrzymywać dodatkowego wynagrodzenia na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wynagrodzenie może zostać wypłacone w formie dodatku do umowy o pracę.
Czy budżet wynagrodzeń dodatkowych może zostać zwiększony w trakcie realizacji projektu?
Nie. Zwiększenie budżetu wynagrodzeń dodatkowych jest niedopuszczalne.
Czy budżet wynagrodzeń dodatkowych może zostać zmniejszony w trakcie realizacji projektu?
Tak, zmniejszenie budżetu wynagrodzeń dodatkowych jest możliwe ale powinno być ono zgodne z zapisami umów o realizację i finansowanie projektów badawczych w poszczególnych edycjach.
Jakie zmiany w obrębie wynagrodzeń poszczególnych wykonawców wymagają zgody Lidera w przypadku projektu realizowanego przez konsorcjum naukowe / grupę podmiotów?
W przypadku projektu realizowanego przez konsorcjum naukowe / grupę podmiotów zgody Lidera wymagają jedynie zmiany wysokości wynagrodzeń poszczególnych wykonawców. Natomiast zmiana formy oraz okresu ich zatrudnienia wymagają, na wniosek Kierownika projektu, zgody kierownika Podmiotu, w którym dany wykonawca jest zatrudniony.
Należy wziąć pod uwagę, że dokonywane zmiany muszą być zgodne z regulacjami obowiązującymi dla danego konkursu.
Czy dopuszczalne jest jednoczesne zatrudnienie tego samego wykonawcy zarówno u Lidera konsorcjum (grupy podmiotów) jak i u Partnera?
Tak, jednoczesne zatrudnienie tego samego wykonawcy zarówno przez Lidera, jak i Partnera jest możliwe. Należy postępować zgodnie z Kodeksem Pracy i regulacjami wewnętrznymi podmiotów, które tworzą konsorcjum (grupę podmiotów). Informację o takim zatrudnieniu należy zamieścić w raporcie rocznym / końcowym.
Czy w edycjach konkursowych, w których jest wyodrębniony budżet na wynagrodzenia i stypendia dla doktorantów i studentów, można na etapie realizacji projektu, w ramach wynagrodzeń dodatkowych, zatrudnić i wypłacić wynagrodzenie studentom/doktorantom zaangażowanym w realizację zadań w projekcie badawczym?
Tak, w edycjach w których jest wyodrębniony budżet na wynagrodzenia i stypendia dla doktorantów i studentów, można na etapie realizacji projektu, w ramach wynagrodzeń dodatkowych, wypłacić wynagrodzenie studentom/doktorantom zaangażowanym w realizację zadań w projekcie badawczym, pod warunkiem, że łączna kwota wszystkich środków otrzymanych z NCN przez studenta lub doktoranta nie przekroczy 5 tys. zł miesięcznie.
Powrót do: realizacja projektów – najczęściej zadawane pytania